Description de l'entreprise

Stratégiquement situé entre Trois-Rivières et Montréal, le vaste territoire de la MRC de Maskinongé regroupe 17 municipalités sur près de 2 600 km2.

De la plaine du Lac St-Pierre jusqu’au Parc National de la Mauricie, aucune autre région n'offre un panorama aussi varié, où agriculture, foresterie, villégiature et conservation s’imbriquent harmonieusement.

Accueillants et chevronnés, les élus et les membres de l'équipe de la MRC de Maskinongé travaillent de concert avec les acteurs du territoire pour un développement durable de la région au niveau économique, social, culturel et touristique.

Description de l’offre d’emploi

Sous la supervision de la directrice générale de la MRC de Maskinongé, le ou la titulaire du poste sera responsable du maintien des activités du Service de gestion documentaire de la MRC de Maskinongé.

Mandat:
•    Soutenir les utilisateurs du système en effectuant du classement avec ceux-ci;
•    Faire du classement particulier;
•    Assurer le support technique pour l’utilisation du logiciel de gestion documentaire;
•    Faire de la recherche de documents semi-actifs ou inactifs dans la voûte;
•    Procéder à l’ouverture de certains dossiers sur une base annuelle;
•    Former les utilisateurs aux pratiques de gestion documentaire;
•    Déclasser des documents (physiques et numériques) de l’ensemble des unités administratives, selon le plan de classification et appliquer le calendrier de conservation;
•    Informatiser les dossiers et documents avec le logiciel de gestion documentaire;
•    Assurer le maintien et la mise à jour des instruments de gestion documentaire et les outils de recherche afin de faciliter le repérage des documents;
•    Codifier des boîtes de conservation dans la voûte, selon le plan d’ensemble;
•    Organiser la destruction des documents inactifs, selon le calendrier de conservation;
•    Mettre à jour le plan de classification ainsi que son calendrier de conservation;

Exigences
•    Détenir une formation en technique de documentation ou un certificat en archivistique ou toute autre formation pertinente à l’emploi;
•    Posséder un minimum de deux années d’expérience pertinente en gestion documentaire, de préférence dans le domaine municipal;
•    Posséder des connaissances des outils administratifs généralement utilisés en gestion documentaire et archives;
•    Bonne connaissance du logiciel de gestion documentaire Ultima (un atout);
•    Connaître les lois relatives au monde municipal (un atout);
•    Maîtriser la langue française;
•    Maîtriser les logiciels de bureau couramment utilisés;

Compétences recherchées
•    Dynamisme et entregent;
•    Excellent sens de l’organisation au travail;
•    Autonomie, initiative et rigueur;
•    Grand souci du détail et de la minutie;
•    Capacité à faire preuve de discrétion;
•    Capacité à travailler en équipe;
•    Esprit d’analyse et de synthèse.

Conditions de travail
•    Selon la convention collective en vigueur à la MRC de Maskinongé;
•    Poste à temps plein (35h/semaine);
•    Gamme d’avantages sociaux (Assurance collective incluant un plan dentaire, assurance vie, assurance voyage, etc);
•    Régime de retraite à prestation déterminée;
•    Horaire flexible disponible et fermeture du bureau les vendredis après-midi à l’année;
•    Neuf jours de congé maladie et/ou personnel par année;
•    Trois semaines de vacances après un an de service;
•    Fermeture de bureau pendant le temps des Fêtes;

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Formations

Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif
Certificat ou diplôme d'études supérieures spécialisées, Sciences de l'administration - Gestion de l'information et des systèmes

Expérience2 à 3 ans

Compétences

Assiduité et ponctualité
Respect des normes et règlements
Facilité à classer

Travailleuses et travailleurs expérimentésCette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Administrative support jobs in Quebec

Technicien.ne en documentation