Adjoint administratif/adjointe administrative

Description de l’offre d’emploi

Sommaire des fonctions / raison d’être

Sous la responsabilité du directeur général, l’adjointe administrative est en charge d’offrir à l’ensemble de l’équipe un support administratif en ce qui a trait aux communications clients, à la gestion documentaire des dossiers clients ainsi que dans le recouvrement des comptes payables. 

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

  • Effectuer la gestion des appels entrants ainsi que des courriels dans la boîte commune
  • Assurer la prise de rendez-vous avec les clients
  • Effectuer le suivi des comptes recevables
  • Effectuer les appels de recouvrement pour comptes recevables en retard
  • Effectuer les suivis avec les clients sur les enjeux de paiement mensuel (nsf, etc.)
  • Créer les factures pour les sommaires 1, T4 et T5 et les transmettre aux clients
  • Transmettre les documents demandés par les clients par courriel et/ou via un portail sécurisé
  • Effectuer la gestion des inventaires de fournitures de bureau et assurer les commandes requises
  • Assurer la communication informative aux clients par rapport au fonctionnement, coût, etc.
  • Créer le dossier client dans les différents systèmes informatiques
  • Effectuer le suivi des documents à signer par les clients
  • Effectuer la facturation pour les ouvertures de dossier ainsi que les frais de logiciels mensuels aux clients
  • Effectuer l’agencement du dossier de fin d’année financière pour signature par le client
  • Recueillir les informations pour la mise à jour d’entreprise
  • Effectuer les affichages de poste internes sur les différents médias
  • Participer au processus d’entrevue en réalisant les entrevues téléphoniques, prise de référence, etc.
  • Gérer les bacs de déchiquetage de manière hebdomadaire
  • Assurer de l’entretien général du bureau en cas de besoin et aviser l’entreprise de ménage des correctifs requis

 

PROFIL DES COMPÉTENCES

Compétences techniques

  • AEC ou DEP en secrétariat OU DEC en bureautique
  • 2 à 3 ans dans un poste similaire
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance dans l’utilisation de logiciels informatiques

Compétences relationnelles et personnelles

  •  Habiletés de communication verbales et écrites
  •  Capacité à gérer les priorités et organiser son temps
  •  Sens de l’initiative, débrouillardise
  •  Rigueur, souci du détail
Langues
  • Français parlé et écrit - Élevé
Formations
  • Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité
  • Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
  • Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
Expérience2 à 3 ans
Compétences
  • Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
  • Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
  • Respect des normes et règlements
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1250 Rue Girouard O, Saint-Hyacinthe, QC J2S 2Z1, Canada
CA$23.00 per hour

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