Administrative Assistant

Titre du poste: Adjoint·e, administratif·ve
Numéro de la demande: 44855
Catégorie d'emploi: Administration
Division: Qc - Développement immobilier (80100704)
Département: Immobilier
Lieu de travail: LE GROUPE JEAN COUTU - VARENNES (#M-VAR)
Province: Canada : Quebec
Type d'emploi: Permanent

Venez relever de nouveaux défis et partager votre passion!

Rejoindre notre équipe comporte ses avantages :

• Horaire flexible afin de promouvoir l’équilibre travail/vie personnelle
• Télétravail en mode hybride
• Régime d’assurances collectives flexibles dès la première journée
• Régime de retraite très compétitif
• Politique de vacances généreuse
• Paie hebdomadaire
• Programme d’aide aux employé·e·s et à la famille
• Stationnement gratuit
• Opportunité de développement professionnel
• Plusieurs programmes et initiatives en ED&I
• Bornes de recharge pour voitures électriques
• CPE en milieu de travail

Votre mission dans l’équipe :

Sous la responsabilité du·de la Chef·fe, Gestion immobilière, le·la titulaire du poste rédige, produit et fait le suivi de divers documents. Il·elle contribue à l’efficacité administrative du département en effectuant les tâches liées ou nécessitées par le poste. Ses responsabilités principales consistent à assister les directeurs·trices de développement immobilier, l’équipe de la gestion immobilière dans leurs fonctions ainsi que le·la vice-président·e immobilier, au besoin.

Vos responsabilités en tant qu’Adjoint·e administratif·ve, gestion immobilière:

• S’assure de communiquer les informations importantes aux différents départements
• Rédige, prépare et révise divers documents
• Assure le suivi du courrier et des appels
• Tenir à jour les listes et procédures du département
• Effectue la mise à jour des dossiers et le classement des documents, physiques et virtuels)
• Coordonne diverses réunions, organise les rencontres TEAMS et procède aux réservations de salles, au besoin
• Effectue des recherches corporatives auprès des différentes autorités gouvernementales (ex. : Registre foncier, Registraire des entreprises, etc.);
• Enregistrer les factures des différents fournisseurs
• Comptes à recevoir et liste des PPA à jour
• Envoi des lettres de renouvellements de baux résidentiels et des relevés 31
• Vérification, entré et numérisation des rôles fonciers, des comptes de taxes municipales et scolaires
• Effectuer les comptes de dépenses pour les directeurs
• Gérer la boîte courriel partagée de la Gestion des baux
• Faire le suivi des assurances locataires et maintenir le fichier à jour
• Commande de papeterie
• Commande de nourriture, boissons ou réservation d’activités d’équipe
• Mise à jour des fichiers d’extraction HOPEM et des rapports
• Maintient à jour le fichier des documents légaux (LIST) _SUIVI_GRILLE_CONTRATS et effectuer les suivis
• Préparer et maintenir à jour les tableaux de renouvellements McMahon et PJC-20 et effectue les suivis
• PROJIM : Ouvrir des sites et projets, classer des documents, créer des réunions et générer des documents
• Préparation des sous-comités et des comités avec les directeurs de développement immobilier
• Envoyer les invitations et créer les ordres du jour et comptes rendus des rencontres.
• Effectue toutes autres tâches connexes

Les qualifications que nous cherchons :

• Détenir un diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en secrétariat et/ou une formation en bureautique et/ou gestion immobilière et/ou administration ou toute étude connexe
• Posséder deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire.
• Maîtriser les logiciels Word, Excel, Adobe, PowerPoint et Outlook dans un environnement Windows.
• Maîtriser les logiciels Hopem, AS/400 et SAP un atout
• Posséder une expérience pertinente dans la mise en page et dans la présentation visuelle de documents.

Quelques atouts supplémentaires :

• Avoir un sens développé de l’organisation et de la planification.
• Être capable de mener plusieurs dossiers à la fois et s’adapter facilement à des échéanciers restreints.
• Faire preuve de discrétion.
• Posséder une aptitude marquée pour le travail d’équipe.