Adjoint administratif ou adjointe administrative

May 03, 2021

L’Autorité des marchés financiers offre une mission engageante, des défis stimulants relevés dans un esprit de collaboration et une expérience de travail misant sur l’équilibre. Cela vous intéresse? Nous sommes à la recherche d’une personne qui travaillera sur une multitude de dossiers diversifiés pour la haute direction. Vous possédez les qualités nécessaires pour œuvrer dans un environnement dynamique et évolutif? Vous avez un intérêt pour la réglementation et l’industrie financière? Lisez ce qui suit!

Description sommaire de l’emploi

Nous sommes à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative qui montrera un sens de l’organisation hors pair, de solides habiletés interpersonnelles ainsi que de l’initiative et de l’agilité afin de faire avancer efficacement différents dossiers et mandats. Le titulaire de l’emploi travaillera en équipe avec l’adjointe du président-directeur général et de la vice-présidente des services administratifs et il aura à remplacer celle-ci lors de ses absences afin d’assurer le bon fonctionnement des activités. Également, il assurera un soutien administratif au directeur de la gouvernance et de l’encadrement de projets et au directeur principal de l’administration.

L’adjoint administratif ou adjointe administrative sera un agent facilitateur et un collaborateur clé pour diverses parties prenantes tant à l’interne qu’à l’externe. La collaboration sera au cœur de la réussite de son mandat.

Principales responsabilitésGérer les courriels, la correspondance, les appels téléphoniques et les agendas;Agir en tant que personne-ressource auprès des bureaux du président-directeur général, de la vice-présidente des services administratifs et du directeur principal de l’administration;Planifier et organiser des rencontres et des événements en prenant en charge le volet logistique;Préparer l’ordre du jour et les comptes rendus des réunions, et assurer la production de documents découlant des rencontres (Excel, PowerPoint et Word);Assurer la gestion administrative des projets en cours, la production de documents et la coordination d’activités au sein de l’équipe;Effectuer des demandes de fournitures, des demandes de service ainsi que le suivi du paiement des factures;Effectuer le suivi des feuilles de temps;Analyser les dossiers et les documents en fonction des urgences; distribuer et exercer un suivi sur le cheminement et les échéances; effectuer les rappels nécessaires;Régler un grand nombre de formalités administratives significatives;Veiller à la qualité et à la coordination des documents déposés au Conseil consultatif de régie administrative;Tenir à jour les procédures, les modèles et les formulaires;Suivre les échéanciers des suivis de recommandations;Accomplir toute tâche connexe requise par son supérieur au besoin.

Exigences et qualificationsDétenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau ou l’équivalent;Posséder six années d’expérience pertinente en secrétariat de haute direction;Avoir de très bonnes connaissances de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils de communication tels que les téléconférences;Avoir une excellente connaissance des techniques de bureautique;Montrer des habiletés et de la polyvalence dans l’utilisation des différentes technologies de l’information;Avoir un français impeccable ainsi qu’un anglais fonctionnel, et ce, à l’oral et à l’écrit.

Habiletés professionnellesDémontrer des compétences en organisation du travail et gestion des priorités;Avoir de l’initiative;Faire preuve de tact et de diplomatie;Démontrer beaucoup de discrétion et de jugement;Établir des relations efficaces à tous les niveaux hiérarchiques;Travailler dans un esprit de collaboration au sein de l’équipe et avec les autres secteurs de l’Autorité;Respecter des délais serrés et être capable de travailler efficacement sous pression et de façon autonome.

Veuillez prendre note que les personnes dont la candidature sera retenue devront se soumettre obligatoirement à une enquête de bonnes mœurs et d’antécédents judiciaires en lien avec l’emploi.

Nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité d’emploi.

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