Adjointe exécutive, Vice-présidence Cautionnement (Québec)

18 février 2019

(Lieu de travail: Montréal)

Chez Intact, nos valeurs guident toutes nos actions. Nous célébrons nos différences et apprécions nos points communs. C’est pourquoi nous sommes déterminés à créer un milieu de travail inclusif et inspirant pour tous les employés.Si vous avez besoin de mesures d’adaptation particulières durant le processus de recrutement, n’hésitez pas à nous en informer. Nous serons heureux de vous aider.

Votre poste

#LesGensAvantToutNous sommes là pour aider les gens, les entreprises et la société à aller de l’avant dans les bons moments et à être résilients dans les moments difficiles. Nous nous concentrons sur ce qui est important pour nos clients. Nous les écoutons et faisons preuve d’empathie. Nous nous occupons de leurs problèmes comme si c’était les nôtres. Nous cherchons à comprendre ce qu’ils vivent. Nous créons des produits adaptés à leurs besoins et leur offrons des solutions utiles. Et nous tenons nos promesses. Nous croyons que l’assurance doit d’abord s’intéresser aux personnes, et non aux choses.

Comment faisons-nous tout cela? C’est très simple. Nous recrutons des talents prometteurs, des gens comme vous qui sont passionnés et veulent faire une différence. Nous réécrivons l’avenir de l’assurance. Êtes-vous prêt à faire partie de l’histoire? Voici votre chance.

Nous sommes présentement à la recherche d’une personne dynamique, enthousiaste et autonome pour assister le Vice-Président du secteur Cautionnement et son équipe de direction.

Supporter le Vice-président dans les tâches administratives telles que la gestion des courriels, des appels, agenda, l’organisation des réunions, des déplacements et des voyages d’affaires, conférences et suivis, courrier, classement, notes de frais.Supporter les membres des équipes Cautionnement dans certaines tâches administratives (par exemple: certaines activités ressources humaines, organisation d’événements, etc).Permettre au Vice-président d’être toujours bien préparé pour les réunions, c’est-à-dire assurer que ce dernier ait en sa possession, les documents et matériel nécessaires, que les présentations PowerPoint ou autre document ont été révisées et formatées avec soin, que les conflits d’horaire ont été adressés et résolus.

  • Planifier, coordonner et organiser les réunions, incluant les invitations, réservations des salles, traiteur, équipements et documentation nécessaire, ordre du jour et suivi de points à exécuter, liaison avec invités et autres besoins. Participe aux rencontres d’équipe lorsque nécessaire.
  • Assurer la qualité de l’information et/ou traduction des documents.
  • Supporter  au niveau de la gestion du budget en établissant un processus de révision et de mises à jour constant.
  • Rédiger, préparer et faire les suivis appropriés concernant la correspondance et la gestion des documents, effectuer les paiements de factures et compléter les réquisitions de chèques, etc.
  • Participer à des projets spéciaux et toute autre tâche connexe.
  • Assurer la conformité et l’exactitude des documents à transmettre au conseil d’administration et aux membres de la haute direction.

Vos compétences

  • D.E.C. ou A.E.C. en techniques administratives ou secrétariat et plus de 10 années d’expérience pertinente dans un rôle similaire.
  • Expérience dans le domaine des Finances ou du Cautionnement  (un atout).
  • Capacité à développer et à maintenir de solides relations avec les clientèles externes et internes et présenter une image professionnelle et positive.
  • Fortes habiletés organisationnelles et en gestion du temps et à gérer plusieurs tâches à la fois.
  • Forte débrouillardise, capacité à travailler de façon autonome, proactivité et avoir un bon sens de jugement.
  • Faire preuve de disponibilités et capacité d’adaptation.
  • Avoir fait preuve d’une habileté à maintenir discrétion et confidentialité.
  • Excellentes habiletés de communication à l’oral et à l’écrit en français et en anglais.
  • Excellentes habiletés à traduire (de l’anglais au français et français à l’anglais).
  • Niveau avancé de connaissances des logiciels de bureau, notamment la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que Lotus Notes – courrier & agenda (un atout).

Droit de travailler au Canada

Il est important que vous ayez le droit de travailler au Canada au moment où l’offre d’emploi vous est faite. On pourrait alors vous demander de fournir une preuve d’admissibilité.

Vérification des antécédentsAvant de recevoir une offre d’emploi, vous pourriez avoir à donner votre consentement à une vérification de vos antécédents, si cela fait partie des exigences du poste. Les vérifications peuvent comprendre une confirmation des références d’emploi, des études et des titres de compétences, une vérification des emplois, de l’identité, des infractions criminelles et du permis de conduire ainsi qu’un rapport de crédit.

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