Agent(e) au service à la clientèle et aux achats

06 février 2019

Sous l’autorité du président-directeur général, l’agent au service à la clientèle et aux achats a comme principale responsabilité d’assurer le bon fonctionnement du bureau des commandes et est responsable de l’achat des marchandises en vue d’atteindre les objectifs de rentabilité de l’entreprise.

Il contribue, par son organisation, sa cohérence et sa vivacité, au soutien efficace et constant des opérations quotidiennes. Apporte son soutien et collabore avec le magasinier-assembleur.

1.    Profil des tâches

Tâches relatives aux services à la clientèle

1.1.              Assure efficacement le service à la clientèle (prise de commandes, soumissions, information-produit, livraison…), en garantie la         fiabilité et l’exactitude, pose les bonnes questions ;

1.2.              évalue les prix ou indique le tarif de la transaction (soumissions) ;

1.3.              reçois, traite le bon de commande et confirme la date de livraison ;

1.4.              expédie rapidement les commandes de pièces (emballage, étiquetage, instructions d’expédition);

1.5.              prends en charge le suivi régulier et le traitement des plaintes (demande de renseignements, horaire ou erreur de livraison…) ;

1.6.              tient à jour les dossiers des marchandises expédiées à la clientèle et y classe les bordereaux de livraison ;

1.7.              réponds aux demandes de renseignements générales de la clientèle.

Tâches relatives aux achats

1.8.              Prépare et achemine les bons d’achats chez le fournisseur ;

1.9.              vérifie l’exactitude des données pour les articles à commander ;

1.10.          cherche et obtiens les prix à partir des catalogues ou auprès des fournisseurs ;

1.11.          calcule les coûts des commandes ;

1.12.          communique avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes d’articles manquants, de retards ou d’erreurs de livraison et autres difficultés ;

1.13.          tiens à jour des dossiers d’achats et les listes de prix ;

1.14.          effectue la mise à jour des prix dans le système informatique ;

1.15.          élabore les outils nécessaires à l’exercice de la fonction ;

1.16.          traite les avis de changements provenant des fournisseurs ;

1.17.          participe à la prise d’inventaire du stock.

Tâches relatives à l’administration : facturation/secrétariat

1.18.          Recueille les renseignements nécessaires à la facturation des marchandises;

1.19.          vérifie et envoie les factures, par la poste ou par courrier électronique ;

1.20.          prépare des notes de crédit lorsque des articles sont retournés ou que des factures sont inexactes ;

1.21.          agit à titre de réceptionniste;

1.22.          toutes autres tâches connexes au travail.

2.    Qualifications requises

2.1.         Formation

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ; toute combinaison de formation et expérience pertinentes pour l’emploi sera considérée.

2.2.         Expérience de travail

  • Au moins trois (3) ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ;
  • connaissance du domaine de la distribution de pièces mécaniques, un atout;
  • très bonne maîtrise de la bureautique et de l’informatique (suite Office, Outlook) ;
  • bonne connaissance de logiciels de gestion de la clientèle (ACT!) ;
  • bilinguisme (français & anglais) à l’oral et à l’écrit essentiel.

2.3.         Qualités et aptitudes

  • Sens aigu du service à la clientèle ;
  • Autonomie & initiative
  • Sens de l’organisation et de la planification
  • Esprit d’analyse
  • Capacité d’écoute
  • Facilité à communiquer
  • Facilité d’adaptation
  • Rigueur et minutie
  • Capacité de concentration
  • Esprit d’équipe
  • Sens des responsabilités
  • Diplomatie & courtoisie
  • Entregent
  • Très bon jugement
  • Professionnalisme et patience
  • Fiable, assidu et ponctuel

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