Coordonnateur administratif/coordonnatrice administrative

Description de l'entreprise

L'Administration régionale Baie-James (ARBJ) agit au bénéfice des Jamésiens pour toute question relative au développement régional et est administrée par les élus de toutes les communautés jamésiennes du territoire. L'ARBJ agit également comme interlocuteur privilégié du gouvernement du Québec pour toutes questions relatives au développement régional et pour identifier les solutions les plus appropriées à la région. Elle soutient la concertation des partenaires et établit des ententes avec les ministères et organismes gouvernementaux en vue d'exercer certains pouvoirs et responsabilités quant à la mise en oeuvre de priorités régionales et pour adapter les actions et les programmes gouvernementaux aux particularités régionales.

Description de l’offre d’emploi

Assurer la coordination des opérations comptables et financières de l’organisation, notamment :

• superviser l’enregistrement des transactions et les opérations bancaires;
• préparer les conciliations bancaires et assurer la cohérence entre les différents systèmes;
• tenir à jour les systèmes d’information comptable;
• encadrer la gestion courante des comptes à payer (chèques, factures, relevés fiscaux) et des comptes clients (facturation, encaissements, dépôts);
• superviser les opérations fiscales, incluant la production des déclarations;
• veiller à l’application des normes comptables et au respect des contrôles internes;
• préparer les états financiers et différents rapports nécessaires à la reddition de comptes;
• élaborer le budget annuel en collaboration avec la direction générale;
• assurer le suivi des investissements;
• superviser le contrôle budgétaire en réalisant des analyses, en produisant des rapports et en formulant des recommandations à la direction;
• coordonner la stratégie d’investissement et assurer la mise à jour des portefeuilles sous la responsabilité de l’organisation;
• développer et maintenir des relations efficaces avec les clients et les fournisseurs sur les volets financiers.

Assurer l’efficacité des opérations liées à la saine gestion des ressources matérielles et technologiques, notamment :

• piloter la transition numérique des opérations administratives et financières de l’organisation;
• gérer les bureaux de l’organisation, incluant l’entretien intérieur et extérieur, la coordination des interventions nécessaires et le suivi des problématiques;
• assurer l’acquisition et la gestion des biens et services, notamment les équipements de bureau, les contrats de location, les baux et le véhicule de fonction.

Assurer la coordination des activités liées à l’équipe administrative et aux communications internes, dans le respect des politiques internes et des obligations légales, notamment :

• coordonner l’ensemble du processus de paie, incluant l’approbation des feuilles de temps et des congés, l’émission de la paie et la supervision de la production des relevés fiscaux;
• procéder à la création et à la mise à jour des dossiers des employés, en veillant à leur conformité et à leur complétude;
• collaborer à l’application de la politique de gestion des ressources humaines, incluant l’approbation des frais de déplacement;
• collaborer à la gestion des ressources humaines avec la direction concernant divers dossiers internes et des contrats de service;
• agir à titre de supérieur immédiat de l’équipe administrative, en encadrant leur travail afin d’assurer un soutien optimal aux opérations administratives et financières;
• assurer la diffusion des communications internes de l’organisation (intranet RH, notes de service, rappels administratifs).

Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par la direction générale.

Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues

• Français parlé et écrit - Moyen

Formations

• Certificat ou diplôme d'études supérieures spécialisées, Sciences de l'administration - Comptabilité

Expérience5 à 10 ansCompétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à coordonner et à déléguer
• Capacité à travailler en équipe