Adjoint(e) administratif(ve) - Réceptionniste

Description sommaire du poste

Accueillir les clients et répondre aux appels téléphoniques pour les diriger aux personnes concernées de façon professionnelle et courtoise en plus d'effectuer certaines tâches adminsitratives et de secrétariat avec rigueur.

Détail des tâches et responsabilités

• Opérer un système téléphonique à plusieurs lignes en minimisant le temps d'attente ;
• Suivi détaillé des appels non acheminés et gestion de courrier ;
• Maintenir à jour et communiquer le répertoire téléphonique des employés de l'entreprise ;
• Effectuer l'approvisionnement de fournitures de bureau ;
• Compiler et conserver des registres des opérations commerciales et des activités administratives de la concession ;
• Numériser et classer les documents comptables ;
• Préparer l'envoi de reçus, factures, états de comptes, chèques et autres documents d'ordre administratifs ;
• Entrer de données et mise à jour de certains documents informatisés ;
• Offrir un soutien au département des ventes ;
• À l'occasion, traiter la saisie des payables et recevables et assurer les dépôts et balancements de caisse ;
• Traitement de la paie 1 semaine sur 2 ;
• Toute autres tâches connexes.

Profil et exigences

• DEP en secrétariat (ou secrétariat-comptabilité) ou détenir 2 ans d'expérience pertinente
• Maitrise des logiciels de la Suite Office (Word, Excel, Outlook)
• Bonne connaissance de la langue française (à l'oral et à l'écrit)
• Attitude professionnelle, courtoisie et discrétion ;
• Rigueur, organisation, assiduité ;
• Sens de la collaboration ;
• Goût du service à la clientèle.