Administrative Assistant / Adjoint·e administratif·ve

Titre du poste: Adjoint·e administratif·ve
Numéro de la demande: 45580
Catégorie d'emploi: Administration
Division: Qc - Marketing Metro (80069072)
Département: Marketing et commerce électronique
Lieu de travail: LE GROUPE JEAN COUTU - VARENNES (#M-VAR)
Province: Canada : Quebec
Type d'emploi: Temporaire

**POSTE TEMPORAIRE 8 MOIS**

Venez relever de nouveaux défis et partager votre passion!

Rejoindre notre équipe comporte ses avantages :

• Horaire flexible afin de promouvoir l’équilibre travail/vie personnelle
• Télétravail en mode hybride
• Paie hebdomadaire
• Stationnement gratuit
• Bornes de recharge pour voitures électriques

Votre mission dans l’équipe :

Sous la responsabilité du·de directeur·ice principal·e marketing pharma, le·la titulaire effectue du travail de bureautique général et assiste le·la directeur·ice principal·e marketing pharma ainsi que les autres directeurs·rices et gestionnaires Marketing dans leurs fonctions

Vos responsabilités en tant qu’adjoint·e adminstratif·ve:

• Produit des documents nécessaires aux besoins du·de directeur·ice principal·e marketing pharma (ex : présentations Power Point, rapports) entre autres pour des présentations au comité de direction.
• S’assure en tout temps que l’ensemble des documents nécessaires sont prêts avant la participation du·de directeur·ice principal·e marketing pharma à une rencontre, à une réunion ou à un statutaire.
• Planifie son travail de façon à respecter les échéanciers.
• Rédige les comptes-rendus des fins de périodes et des fins de trimestres ainsi que les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions.
• Prépare et révise des contrats/ententes avec les fournisseurs.
• Participe à la coordination de certains projets.
• S’occupe de la prise d’appels et courriels destinés au directeur·ice principal·e marketing pharma.
• Confirme des rendez-vous et tient à jour l’agenda du·de directeur·ice principal·e marketing pharma.
• Corrige toute correspondance requise au suivi des communications des membres de l’équipe Marketing.
• Prépare et envoie les communications aux succursales par mémo corporatif.
• Contribue à certains suivis au niveau des factures à payer ainsi que des budgets.
• Effectue du travail général de bureau tels que : gestion de comptes de dépense, registre de km, traitement du courrier et réservation de salles.
• Participe à l’organisation et à la coordination de certains événements spéciaux.

Les qualifications que nous cherchons :

• Détenir un diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en technique de bureautique.
• Posséder un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire.
• Avoir une maîtrise niveau avancée des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Power Point et Outlook).
• Avoir un sens aigu de l’organisation et de la planification, de la rigueur et précision dans le travail.
• Faire preuve d’initiative, d’autonomie, de jugement et de débrouillardise.
• S’adapter facilement à des échéanciers restreints.
• Capable de travailler sous pression.
• Parfaitement bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit. Le poste implique un contact direct avec des clients anglophones (en magasin ou en pharmacie).
• Doit faire preuve de dynamisme et démontrer de l’habileté à travailler en collaboration avec les collègues.
• Avoir d’excellentes aptitudes de communications interpersonnelles.