Adjoint(e) de direction

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ADJOINT(E) DE DIRECTION

L’adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vice-présidents (marketing, ressources humaines, affaires légales, finances et technologies de l’information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire collabore à la préparation de divers documents et présentations, de même qu’à la planification de certains événements corporatifs. Il fait les suivis nécessaires auprès des fournisseurs, clients et collègues afin de recevoir et rassembler toutes les informations requises à chacun des dossiers.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité du Directeur PARH siège social et santé sécurité corporative, le titulaire assumera les tâches et les responsabilités suivantes :

Assurer la gestion de l’agenda des vice-présidents par la coordination de tous les rendez-vous avec les intervenants internes et externes;
Planifier, organiser et coordonner la tenue des réunions des vice-présidents en prenant en charge de façon proactive les activités de logistique et la préparation du matériel nécessaire;
Collaborer à l’élaboration de présentations PowerPoint pour diverses rencontres et événements;
Assurer la rédaction et/ou la révision de communiqués, notes de service, rapports, formulaires et autres documents;
Assurer la mise à jour annuelle du manuel des résidents, ainsi que de tous les formulaires (plaintes ou autres) en lien avec le résident, en veillant à faire valider les modifications par le service des affaires juridiques avant la distribution;
Participer à la préparation d’événements corporatifs en prenant en charge toute la logistique entourant leur tenue;
Rassembler, compiler, numériser et classer divers documents;
Assurer le suivi auprès des collaborateurs afin de recevoir les documents dans le respect des échéanciers;
Prendre les arrangements pour les réservations ou déplacements des vice-présidents.

Autres :

Effectuer, au besoin, toutes tâches connexes afin d’assurer la continuité et la qualité des services.

QUALIFICATIONS REQUISES :

Formation requise :

Diplôme en bureautique ou une combinaison d’études et d’expérience pertinente.

Expérience :

Un minimum de huit (8) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.

Conditions de travail :

Peut occasionnellement être appelé à répondre à des urgences en dehors des heures normales de travail.

Autres :

Professionnalisme, tact, respect de la confidentialité et sens de la discrétion;
Sens aigu du service à la clientèle et habileté à gérer avec diplomatie les demandes provenant de divers intervenants;
Jugement, esprit d’initiative et autonomie;
Grand sens de l’organisation et capacité à prioriser de nombreuses tâches;
Rigueur et souci du détail;
Habiletés pour gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement où le rythme est soutenu;
Habileté pour les communications interpersonnelles;
Capacité à travailler avec des intervenants de tous les niveaux hiérarchiques (incluant niveau exécutif);
Bilinguisme, tant à l’oral qu’à l’écrit;
Très bonne connaissance des outils de la suite MS-Office (Word, Excel et plus particulièrement Powerpoint)

#EMB1

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