Executive Assistant to the Vice President

Titre du poste: Adjoint·e exécutif·ve de Vice-Président 
Numéro de la demande: 44979 
Catégorie d'emploi: Administration
Division: Nat - Ressources humaines (80069754) 
Département: Ressources humaines
Lieu de travail: METRO - SIÈGE SOCIAL - M-DUPLESSIS, MTL (#M-SS)
Province: Canada : Quebec
Type d'emploi: Permanent

Venez relever de nouveaux défis et partager votre passion!

Rejoindre notre équipe comporte ses avantages :

- Horaire flexible afin de promouvoir l’équilibre travail/vie personnelle

- Télétravail en mode hybride

- Régime d’assurances collectives flexibles dès la première journée

- Régime de retraite très compétitif

- Politique de vacances généreuse

- Paie hebdomadaire

- Programme d’aide aux employé·e·s et à la famille

- Stationnement gratuit

- Opportunité de développement professionnel

- Plusieurs programmes et initiatives en ED&I

- Bornes de recharge pour voitures électriques

- CPE en milieu de travail

Votre mission dans l’équipe :

Le·la titulaire du poste assiste le·la vice-président·e et chef·fe de la direction et prend une part active à la gestion de plusieurs dossiers des secteurs sous la responsabilité de ce dernier. 

Vos responsabilités en tant qu’Adjoint·e exécutif·ve de vice-président:

- Effectue l'ensemble des tâches de secrétariat, dont la transcription ou rédaction de la correspondance interne et externe et ce, autant en français qu'en anglais.

- Tient à jour l'agenda de son supérieur.

- Assiste son supérieur dans la préparation de présentations (conférences, séminaires, etc.).

- Effectue les arrangements de voyages, les réservations de salles de conférence, prépare les documents requis et équipements nécessaires aux réunions et convoque les participants.

- Coordonne plusieurs projets spéciaux par l'identification et la cueillette de l'information de même que par la préparation de la documentation requise.

- Est responsable de l'organisation et de la tenue du système de classement et d'archivage des dossiers administratifs.

- Produit les comptes de dépenses de son supérieur.

- Coordonne plusieurs dossiers nécessitant des interventions auprès des membres de la haute direction.

- Assiste son supérieur dans l'administration de certaines activités para-professionnelles.

- Voit au bon fonctionnement de l'ensemble du département pour l'arrivée de nouveaux employés, commande fournitures de bureau, l'eau, le papier et effectue la distribution du courrier, etc.

- Filtre les appels téléphoniques, identifie ceux qui sont urgents et en informe les vice-présidents.

Les qualifications que nous cherchons :

- DEP en secrétariat

- 10 ans d'expérience dans des fonctions de secrétariat, dont 5 ans dans des fonctions reliées à des membres de la haute direction

- Excellente connaissance des logiciels de la suite MS Office

- Bilinguisme essentiel (oral et écrit)

- Discrétion et disponibilité

- Capacité d'apprentissage élevée et habilité à interagir avec des intervenants de tous les niveaux hiérarchiques

Quelques atouts supplémentaires :

- Orientation vers un travail/service de qualité

- Apprentissage des aspects techniques

- Gestion du temps

- Débrouillardise

- Pensée stratégique

- Vision des buts principaux