Executive Assistant

Titre du poste: Adjoint·e exécutif·ve 
Numéro de la demande: 43367 
Catégorie d'emploi: Administration
Division: Qc - Opérations Alimentaire (80103740) 
Département: Exécutif
Lieu de travail: METRO - SIÈGE SOCIAL - M-DUPLESSIS, MTL (#M-SS)
Province: Canada : Quebec
Type d'emploi: Permanent

Votre mission dans l’équipe :
Le·la titulaire du poste soutient le·la vice-président·e en optimisant son efficacité de manière proactive.

Vos responsabilités en tant qu’adjoint·e à la vice-présidence exécutive alimentaire:
- Organise l’agenda et gère les demandes de rencontres et de déplacements en tenant compte des priorités afin d’optimiser le temps et l’impact du∙de la vice-président∙e.
- Assure la préparation de documents pour le conseil d’administration, le comité de direction et autres comités. 

- Rédige ou prépare différents types de documents, mémos ou présentations adressés à diverses audiences.
- Organise les déplacements du∙de la vice-président∙e de façon à optimiser son temps et les coûts et assure l’organisation et la logistique de certaines rencontres.
- Coordonne occasionnellement des projets spéciaux par l’identification et la cueillette de l’information de même que la préparation de la documentation requise. 
- Agit à titre de personne-ressource auprès des membres de la direction de METRO et s’assure de la bonne gestion de leur dossier. 
- Offre son expertise pour améliorer les processus afin de les rendre plus efficaces.
- Effectue les tâches administratives requises telles que la production des comptes de dépenses du∙de la vice-président∙e, la gestion des vacances, etc.
- Soutient le∙la vice-président∙e.en regard de certaines activités paraprofessionnelles.
- Sur demande, apporte son soutien aux personnes relevant du·de la vice-président·e.
- Collabore avec les autres adjointes exécutives pour une répartition efficace des tâches lorsque nécessaire (vacances, surcharge temporaire, etc.)
- Effectue toute autre tâche connexe reliée au poste.

Les qualifications que nous cherchons :
- DEP en secrétariat
- 5-7 ans d'expérience dans des fonctions similaires - Habiletés de planification et d’organisation hors pair
- Attention au détail
- Excellente connaissance des logiciels de la suite MS Office (Excel et PowerPoint)
- Bilinguisme essentiel (Le poste exige d’interagir avec des fournisseurs ou partenaires externes unilingues anglophones)
- Discrétion
- Diplomatie
- Capacité d’apprentissage élevée et habileté à interagir avec les intervenant·e·s de tous les niveaux hiérarchiques

Quelques atouts supplémentaires :
- Orientation vers un travail/service de qualité
- Apprentissage des aspects techniques - Gestion du temps
- Débrouillardise, initiative, autonomie, professionnalisme
- Maîtrise de soi
- Intérêt pour les nouveaux outils d’intelligence artificielle (IA)