Administrative Assistant to Vice Presidents

Titre du poste: Adjoint·e administratif·ve de vice-présidents 
Numéro de la demande: 44308 
Catégorie d'emploi: Administration
Division: Qc - Opérations Bannière Metro - Qc (80069066) 
Département: Magasins et opérations de détail
Lieu de travail: METRO - PLACE CARILLON, MONTRÉAL (#M-CARI)
Province: Canada : Quebec
Type d'emploi: Permanent

Venez relever de nouveaux défis et partager votre passion!

Rejoindre notre équipe comporte ses avantages :

- Horaire flexible afin de promouvoir l’équilibre travail/vie personnelle

- Télétravail en mode hybride

- Régime d’assurances collectives flexibles dès la première journée

- Régime de retraite très compétitif

- Politique de vacances généreuse

- Paie hebdomadaire

- Programme d’aide aux employé·e·s et à la famille

- Stationnement gratuit

- Opportunité de développement professionnel

- Plusieurs programmes et initiatives en ED&I

- Bornes de recharge pour voitures électriques

- CPE en milieu de travail

Votre mission dans l’équipe :

Le·la titulaire du poste soutient le·la vice-président·e aux opérations des bannières METRO, ainsi que le·la vice-président·e principal·e, en contribuant de manière proactive à optimiser leur efficacité

Vos responsabilités en tant qu’Adjoint·e administratif·ve de vice-présidents:

- Organise l’agenda et gère les demandes de rencontres et de déplacements en tenant compte des priorités afin d’optimiser leur temps et l’impact des vice-présidents.

- Assure la préparation de documents pour le conseil d’administration, le comité de direction et autres comités. 

- Rédige ou prépare différents types de documents, mémos ou présentations adressés à diverses audiences.
- Organise les déplacements des vice-présidents de façon à optimiser son temps et les coûts et assure l’organisation et la logistique de certaines rencontres.
- Coordonne occasionnellement des projets spéciaux par l’identification et la cueillette de l’information de même que la préparation de la documentation requise. 

- Agit à titre de personne-ressource auprès des membres de la direction de METRO et s’assure de la bonne gestion de leurs dossiers. 
- Offre son expertise pour améliorer les processus afin de les rendre plus efficaces.
- Effectue les tâches administratives requises telles que la production des comptes de dépenses des vice-présidents, la gestion des vacances, etc.
- Soutient les vice-présidents en regard de certaines activités paraprofessionnelles.
- Sur demande, apporte son soutien aux personnes relevant des vice-présidents.
- Effectue toute autre tâche connexe reliée au poste.

Les qualifications que nous cherchons :

- DEP en secrétariat- 5-7 ans d'expérience dans des fonctions similaires.

- Habiletés de planification et d’organisation hors pair.

- Attention au détail.

- Excellente connaissance des logiciels de la suite MS Office (Excel et PowerPoint).

- Bilinguisme essentiel (Le poste exige d’interagir avec des fournisseurs ou partenaires externes unilingues anglophones).

- Discrétion.

- Diplomatie.

- Capacité d’apprentissage élevée et habileté à interagir avec les intervenant·e·s de tous les niveaux hiérarchiques.

Quelques atouts supplémentaires :

- Orientation vers un travail/service de qualité

- Apprentissage des aspects techniques

- Gestion du temps

- Débrouillardise, initiative, autonomie, professionnalisme

- Maîtrise de soi

- Intérêt pour les nouveaux outils d’intelligence artificielle (IA)