Agent administratif/agente administrative

La Maison d’hébergement l’Issue est un nouvel organisme d’hébergement pour les femmes cis et trans ainsi que pour les personnes non binaires ayant un vécu avec l’industrie du sexe, la prostitution ou l’exploitation sexuelle. En complémentarité avec les ressources communautaires et institutionnelles du territoire, l’Issue souhaite répondre aux besoins de ces personnes en leur offrant de l’hébergement et des services communautaires spécialisés. En ce sens, la Maison d’hébergement l’Issue souhaite s’implanter en deux phases qui permettront de renforcer et harmoniser le continuum de services d’aide. La première phase laquelle consiste à ouvrir le lieu d’accueil de jour/soir est en cours de démarrage.

La Maison d’hébergement l’Issue est un organisme pour les femmes cis et trans ainsi que pour les personnes non-binaires ayant un vécu avec l’industrie du sexe. Actuellement, l’implantation de l’organisme en est à sa première phase, laquelle consiste à ouvrir en tant que centre de jour/soir. Le développement de la deuxième phase, celle de l’hébergement, est un dossier prioritaire de 2025.

Principales fonctions :

Sous la responsabilité de la coordonnatrice, la personne agente au soutien administratif et comptabilité aura pour fonction d’appuyer le développement de l’organisme. Elle réalisera des tâches de nature administrative et de comptabilité.

Principales tâches du poste :

A. Comptabilité et finances

 Traiter les factures, les remboursements et les dépôts;
 Effectuer la tenue de livres comptables;
 Produire des rapports financiers demandés et les rapports gouvernementaux;
 Gérer les plateformes de gestion de dons et émettre les reçus de charité le cas échéant;
 Appuyer la coordination dans l’élaboration des prévisions financières;
 Préparer la documentation requise pour la fin d’année financière.

B. Ressources humaines

   Traiter les feuilles de temps et les informations à transmettre au service de paie;
   Tenir à jour les dossiers des travailleuses;
   Tenir à jour les fichiers d’heures supplémentaires et de congé, et faire le calendrier des vacances;
   Procéder à l’inscription des travailleuses à des formations et événements le cas échéant;
   Fixer les rendez-vous lors des processus d’embauche;
   Participer à l’accueil-orientation des nouvelles travailleuses.

C. Gestion documentaire

   Structurer et classer les dossiers administratifs (électroniques et papier);
   Organiser l’information et tenir à jour les listes et les registres;
   Tenir à jour les informations de l’organisme auprès de différentes instances;
   Élaborer des formulaires, gabarits et modèles.

D. Soutien administratif

   Élaborer des procédures relatives à l’administration et aux finances;
   Collaborer à la mise en place des politiques organisationnelles;
   Participer à l’implantation du logiciel ASO;
   Gérer les fournisseurs;
   Effectuer les achats de matériel et de fournitures, et tenir l’inventaire à jour;
   Compléter les formulaires et les démarches pour le renouvellement des assurances;
   Gérer les réservations de la salle de réunion et de l’espace partenaires;
   Gérer la logistique des rencontres, préparer la documentation et rédiger les procès-verbaux;
   Réviser et mettre en page des documents;
   Traiter le courrier et les courriels généraux;
   Répondre au téléphone et prendre les messages;
   Toutes autres tâches connexes.

Champs de compétences, habiletés et aptitudes :

• Très bonne connaissance de Quickbooks et de Office 365;
• Connaissance de Zeffy, Canva et de ASO (atout);
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Haut sens de l’éthique et de la confidentialité.

Le recrutement est ouvert aux personnes sensibles aux enjeux liés à l’exploitation sexuelle des femmes. 

• Français parlé et écrit - Élevé

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

• Capacité d’adaptation
• Capacité à travailler en équipe
• Respect des normes et règlements