Ajdointe administrative principale ou adjoint administratif principal

Vous êtes une personne reconnue pour votre polyvalence et votre souci du travail bien fait ? Vous aimez soutenir vos collègues dans l’atteinte de leurs objectifs ? En tant que titulaire de ce poste, vous deviendrez un pilier essentiel du Service Changements climatiques et infrastructures, ainsi que du Service-conseil en aménagement du territoire. Vous jouerez un rôle clé en assurant avec rigueur et efficacité l’ensemble des tâches administratives.

Joignez-vous à l’UMQ, une organisation établie, reconnue pour son leadership engagé en faveur de la démocratie locale, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Vos principales responsabilités :

• Assure la relation avec les membres, répond à leurs questions et les oriente vers les ressources pertinentes ;
• Contribue activement à la définition des processus relatifs à l’organisation interne de l’accompagnement en gestion des actifs et en aménagement du territoire (facturation, comptabilisation des heures facturables, classement des dossiers, chaîne d’approbation des livrables, etc.) ;
• Appuie les cheffes et chefs de services et les professionnelles et professionnels pour le service à la clientèle, le suivi auprès des partenaires affiliées, la préparation des documents nécessaires à la sollicitation des membres ;
• Prépare la facturation pour les services tarifés des équipes des services ;
• Effectue la mise à jour des banques de données ;
• Effectue la validation linguistique et la mise en page de différents documents ;
• Participe à la convocation, à la préparation et à la logistique des réunions, des événements ou des tournées régionales ;
• Au besoin et selon les priorités établies par sa ou son gestionnaire, soutient sa direction et les autres directions dans les tâches administratives requises dans les mandats ou les activités de l’UMQ ;
• Lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’Union, assure différentes tâches, telles que l’accueil et l’inscription des délégués, le soutien au secrétariat, à la salle de presse et aux professionnels, etc. ;
• Assume toute autre responsabilité que lui confie sa ou son gestionnaire.

Pour exercer ce rôle, vous posséder :

• Un diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou tout autre domaine pertinent ;
• Minimum de deux (2) années d’expérience en secrétariat ou dans des fonctions similaires ;
• Expérience dans le secteur public ou de services professionnels (un atout) ;
• Habilités démontrées en service à la clientèle exemplaire ;
• Forte maîtrise de la gestion des priorités ;
• Intérêt marqué pour le milieu municipal ;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office 365 de Microsoft ;
• Excellent français parlé et écrit.

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ :

• Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ;
• La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ;
• Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ;
• Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ;
• Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ;
• Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ;
• Et plus encore !

Postulez dès maintenant !

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le vendredi 8 septembre 2025.

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché.