Conseillère ou Conseiller aux affaires de la direction générale

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que Conseillère ou Conseiller aux affaires de la Direction générale au sein de l’ÉTS ?

Vous contribuez activement au bon fonctionnement des activités de la Direction générale en coordonnant les opérations courantes et en assurant une organisation du travail efficace au sein de l’équipe.

Vous analysez les dossiers opérationnels et stratégiques soumis à la Direction générale, complétez les informations requises en collaboration avec les parties prenantes, préparez des documents et rapports, formulez des recommandations et assurez les suivis nécessaires afin de soutenir une prise de décision éclairée.

Vous planifiez, organisez et coordonnez les activités liées aux ressources humaines, financières et matérielles de la Direction générale, en veillant à l’atteinte des objectifs et à l’efficacité des opérations.
 

Au quotidien, vous :

• Effectuez des études et des analyses de dossiers administratifs et opérationnels, notamment en assurant le suivi des actions découlant des décisions des différents comités, tout en veillant à l’atteinte des objectifs dans les délais prescrits.
• Suggérez des modes de fonctionnement pour le traitement de dossiers spécifiques de nature administrative et opérationnelle.
• Recueillez les renseignements pertinents à la préparation et à la rédaction des avis d’inscription, rapports, contrats et autres correspondances liées aux dossiers sous votre responsabilité.
• Planifiez et coordonnez les réunions du Comité de direction, et vous assurez de consigner les suivis à effectuer par les membres de l’équipe de direction.
• Réalisez des études et analyses de dossiers, formulez des avis afin d’apporter des correctifs ou des mises à jour, préparez des contrats, ententes et documents similaires, et en assurez les suivis et les liens pertinents.
• Effectuez le contrôle et le suivi budgétaire de la Direction générale, réalisez les projections de coûts de fonctionnement et formulez des recommandations au chef de cabinet.
• Coordonnez les opérations courantes de la Direction générale et concevez des outils de gestion liés au fonctionnement des activités administratives.
• Recueillez les informations nécessaires à la rédaction de réponses, rapports, contrats et autres correspondances, en assurez le suivi et formulez des recommandations appuyées sur vos analyses afin de proposer des solutions concrètes à diverses problématiques.
• Préparez, assistez et participez à différentes réunions et comités, et assurez les suivis associés.
• Organisez et coordonnez diverses activités de la Direction générale, incluant la planification du calendrier des événements, l’envoi des invitations et diverses communications.
• Assurez le lien entre la Direction générale et les différentes directions, services et départements de l’École, ainsi qu’avec les partenaires et collaborateurs externes.
• Communiquez avec divers interlocuteurs internes et externes afin d’informer, conseiller ou obtenir des renseignements sur les projets, initiatives, politiques et procédures en vigueur.
• Pouvez être appelé à superviser le personnel de soutien de la Direction générale, collaborer à sa formation, répartir le travail, en vérifier l’exécution et formuler des avis dans le cadre de l’évaluation du personnel.
• Maintenez à jour vos connaissances dans votre champ d’activités.
• Exécutez tout autre mandat relevant de vos responsabilités, à la demande de votre supérieur immédiat.
   

Vous aurez du succès si vous avez :

Scolarité

Vous détenez un diplôme universitaire de 1er cycle en administration des affaires, ou sciences politiques ou affaires publiques ou scolarité équivalente. 

Expérience

Vous détenez un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente auprès de la haute direction, ainsi qu’une bonne connaissance du milieu académique.

Habiletés particulières

• Vous contribuez à l’atteinte des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en coopération avec vos collègues.
• Vous priorisez la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive en répondant à leurs besoins. 
• Vous êtes reconnu pour votre jugement, faites des prévisions réalistes et fixez des objectifs atteignables et cohérents que vous déclinez ensuite en plans d’action efficaces, en échéanciers. 
• Vous faites preuve de proactivité et d’initiatives dans votre travail en utilisant toute la latitude possible et en prenant des décisions, même lorsque le contexte est ambigu.

VOUS AUREZ AUSSI DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ : 

• Vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word).
• Vous maîtrisez le français à l’oral comme à l’écrit.
• Vous communiquez avec aisance, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités.

 

Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de ses fonctions.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie !

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

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