Coordonnateur(trice) administratif(ve)

Les Maîtres d’œuvre, une firme d’architecture régionale, qui déploie ses talents dans le domaine institutionnel, commercial, résidentiel, industriel et dans le design urbain, paysager et d’intérieur est à la recherche, en collaboration avec brh, d’un coordonnateur(trice) administratif(ve).

Le coordonnateur(trice) administratif(ve) fournit un support à l’équipe de direction générale pour exécuter l’ensemble des travaux comptables et de facturation, traiter la paie du personnel, exécuter le travail de clôture mensuelle, faire les diverses réconciliations et tableaux d’analyses et de suivi de projets. Il assure la gestion de l’assurance collective, du REER collectif et offre un support à tous les employés dans le domaine administratif et financier.

Principales responsabilités

• Assurer la gestion/suivi des facturations ainsi que le suivi/relance/recouvrement des factures ;
• Assurer le suivi du courrier et courriel administratif et réception des appels téléphoniques ;
• Accomplir les tâches d’organisation de la comptabilité/facturation/suivi de projets ;
• Faire les paies et la gestion des dossiers employés incluant la gestion de l’assurance collective et du REER collectif ;
• Préparer le paiement des factures aux fournisseurs, salaires, sous-traitants, notes de frais ;
• Suivre les différents comptes bancaires incluant les dépôts ;
• Gestion et exécution des rapports gouvernementaux tels que TPS-TVQ, DAS, CNESST, Sommaire T-4, Sommaire relevé 1, etc. ;
• Suivre l’inventaire des fournitures de bureau et préparer les achats de ces fournitures ;
• Assurer le suivi des performances de la société en suivant le délai de paiement des factures aux fournisseurs et de recouvrement des factures clients, les indicateurs financiers ;
• Préparer les rapports d’activité annuelle et mensuelle (états financiers, intérimaires et fin d’exercice financier) ;
• Assister et conseiller les employés de la compagnie ;
• Effectuer toute autre tâche de travail qui peut lui être déléguée par l’équipe de direction générale.

Exigences

• AEC en bureautique et comptabilité ou équivalent avec années d’expériences, 5 ans minimum ou un DEC en administration option finance ou comptabilité avec un minimum de 3 ans d’expérience dans ce type de poste ou diplôme d’études professionnelles en administration avec un minimum de 5 ans d’expérience dans ce type de poste ;
• Bonnes connaissances du logiciel de comptabilité Acomba et de la suite bureautique Microsoft Office.

Habiletés professionnelles et personnelles

• Capacité d’adaptation et de communication ;
• Avoir le souci du détail et être méthodique ;
• Améliorer en continu les processus internes ;
• Efficacité, proactivité et rigueur ;
• Capacité à résoudre des problèmes et à fournir des conseils ;
• Capacité à participer à la discipline organisationnelle et à maintenir de bonnes pratiques en matière de propreté, rangement et d’organisation des espaces de travail.