Secrétaire de service

Direction de la gestion immobilière

Le titulaire du poste assure et effectue des tâches de secrétariat pour l’ensemble de son service et apporte un soutien administratif diversifié.

La personne salariée :

Effectue le traitement, la mise en page et la saisie de données à l’aide des outils de bureautique mis à sa disposition, de divers documents tels que lettres, notes de service, rapports, procès-verbaux, formulaires et autres;
Assure la gestion du courrier;
Rédige des lettres et notes de service courantes selon les directives générales;
Assure la gestion des archives et le classement de divers documents communs à la direction, tels que correspondances, dossiers, rapports, etc.;
Reçoit, filtre et dirige les appels téléphoniques;
Accueille les visiteurs et répond à leurs demandes;
Effectue la préparation matérielle des réunions (réservation de salle de réunion, convocation des participants, préparation et distribution des ordres du jour);
Au besoin, participe aux rencontres d’équipe ou autres réunions, et rédige les procès-verbaux;
Relève, vérifie et compile diverses données statistiques propres à son secteur d’activités et assure la production de rapports mensuels;
Assure le suivi de l’utilisation des mandats-poste de son service;
Prépare, tient à jour et fait le suivi de divers dossiers administratifs de sa direction;
Tient à jour l’agenda de son supérieur;
Voit à ce que les relevés d’assiduité soient dûment complétés et approuvés avant de les acheminer;
Effectue toute autre fonction demandée par son supérieur immédiat de façon à atteindre les objectifs du poste.

Le candidat recherché :

Détient un diplôme d’études collégiales en bureautique;
Possède un minimum de deux (2) années d’expérience pertinente;
Maîtrise l’utilisation des outils de la suite MS Office, notamment pour les logiciels Word, Excel et PowerPoint;
Excellente maîtrise du français
Sens de l’organisation développé;
Bonnes relations interpersonnelles;
Habileté à travailler de façon autonome;
Faire preuve de jugement dans la résolution de problèmes;

L’échelle salariale pour le poste se situe entre 46 041 $ et 55 791 $. Des conditions d’emploi des plus concurrentielles sont offertes, dans une entreprise à taille humaine qui contribue à répondre aux enjeux de l’immobilier abordable :

Travail en mode hybride : Possibilité de télétravail trois (3) jours par semaine;
Un régime d’assurances collectives payé à 100 % par l’employeur après la période de probation;
Un régime de retraite à prestations déterminées (cotisations partagées entre l’employé et l’employeur) après la période de probation;
Facilement accessible en métro, station BERRI-UQAM.

Les personnes intéressées et éligibles peuvent soumettre leur candidature, accompagnée de leur curriculum vitae, en spécifiant le titre de l’emploi postulé aux ressources humaines par courriel à rh@shdm.org.

Note : Le genre masculin, utilisé pour alléger la lecture du présent texte, inclut également le féminin.

Executive secretary

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