Technicien(ne) gestion documentaire

Le projet Windfall, détenu par Gold Fields, est situé dans le nord du Québec. En rejoignant notre équipe passionnée, engagée à créer une valeur durable au-delà de l’exploitation minière, vous aurez l’opportunité de contribuer à la construction et à la mise en service d’un projet minier de classe mondiale, l’un des plus ambitieux de ces dernières décenniGold Fields est un producteur d’or diversifié à l’échelle mondiale, avec des opérations en Australie, en Afrique du Sud, au Ghana, au Pérou, au Canada et au Chili. Chez Gold Fields, nous nous engageons à bâtir une main-d’œuvre inclusive et reconnaissons que la diversité des talents de nos employés est un facteur clé de notre croissance, de notre performance et de notre succès.
 

Afin de soutenir nos opérations, nous sommes à la recherche d'un(e) Technicien(ne) gestion documentaire.

Ce poste vous offre l’opportunité de mener des initiatives à fort impact, de collaborer avec des experts et de contribuer à la croissance de nos opérations au Québec. Vous évoluerez dans un environnement dynamique où les défis et un milieu de travail exceptionnel favoriseront votre développement professionnel.

Description du poste

Relevant du directeur général, le technicien gestion documentaire sera responsable de l'information documentaire entre les différents intervenants, firmes, contracteurs, personnel technique, etc. Il organisera et gèrera, selon des méthodes rigoureuses, toutes les catégories de documents conservés. Il travaillera principalement au site de Windfall ou en télétravail sur un 5-2, avec des déplacements occasionnels au bureau de Montréal. Des déplacements occasionnels seront aussi requis auprès des firmes d’ingénierie et de certains fournisseurs.


Tâches et responsabilités                 
                      

• Être le point central dans la gestion de la documentation technique;
• Appliquer et mettre à jour le plan de classification et l’indexation des documents;
• Recevoir, classer, vérifier et transmettre les documents d'ingénierie et de fournisseurs;
• Gérer l'archivage, le repérage et la destruction sécurisée des documents selon les normes légales;
• Implanter et assurer la mise à jour des bases de données des systèmes de gestion documentaire;
• Contrôler et vérifier les documents qui sont partagés entre les membres des projets d’ingénierie, en assurer la qualité et assurer le transfert vers les opérations;
• Répondre aux demandes et questionnements des usagers internes et externes;
• Former les usagers internes et externes à l’usage du système de classement;
• Communiquer proactivement avec les intervenants internes et externes pour mettre à jour les documents, les émissions et archivages et le suivi des processus;
• Respecter la chaîne d’approbation des documents, à leur conformité au regard des normes documentaires définies;
• Assurer le respect des délais de production des documents et gérer les retards;
• Dresser des inventaires de documents et tenir des index pour les systèmes de classification;
• Informer et aider le département sur l’utilisation des services documentaires et leur fournir des références au besoin;
• Appliquer une démarche de contrôle fiable (qualité et conformité);
• Participation à différentes réunions de projets, lorsque requis;
• Respecter en tout temps les politiques et règles en matière de santé-sécurité du travail et d’environnement;
• Effectuer toute autre tâche connexe au poste technicien gestion documentaire.

Compétences de base

• Faire preuve de rigueur et de minutie ;
• Confidentialité ;
• Autonomie;
• Organisé et bonne gestion des priorités;
• Esprit d'équipe et habiletés de relations; interpersonnelles;
• Faire preuve de flexibilité;
• Rapidité d’exécution.

Compétences techniques

• Très bonne compréhension de l’environnement documentaire et les flux d’information;
• Savoir distinguer les différents types d’information, discipline des dessins, dessins fournisseurs, normes applicables, phases, Pink room, etc.;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Excel, Outlook, etc.).
• Expérience avec les logiciels de gestions documentaire (Edman), (un atout);
• Expérience en génie conseil ou/avec projet d’ingénierie, (un atout);
• Expérience en matière de contrôle de documents, (un atout)
• Connaissance d'AutoCAD Viewer, (un atout).

Qualifications requises

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique de la documentation, technique administrative ou autres domaines connexes;
• Détenir (3) à (5) ans d’expérience dans un poste similaire;
• Expérience dans le domaine minier, (un atout);
• Niveau d'anglais intermédiaire requis au quotidien (Lecture, correction de texte et échanges avec des fournisseurs anglophones).