Technicienne ou Technicien en administration

Quel sera votre impact en tant que Technicienne ou Technicien en administration au sein du Département de génie logiciel et des technologies de l’information de l’ÉTS?

Vous contribuez activement à l’élaboration, à la mise en application et au suivi des normes et procédures administratives liées à la logistique académique.
 

En soutien aux projets, aux opérations et aux activités de recherche, vous réalisez divers travaux administratifs visant à assurer le bon fonctionnement des opérations et une organisation du travail efficace. Vous participez directement à l’optimisation des processus et à la qualité des services offerts.

 Au quotidien, vous:

• Colligez, vérifiez, analysez, enregistrez des données et préparez des rapports et des statistiques reliées à la gestion de la clientèle étudiante, des ressources humaines, financières et matérielles.
• Préparez et rédigez des rapports en agrégant, analysant et présentant des données extraites des systèmes sous différentes formes (tableaux, grilles, rapports, etc), et assurez la saisie et la validation des formulaires administratifs requis, notamment les demandes de paiement, les achats de matériel et l’inventaire des biens. 
• Prenez en charge l’analyse, la définition, l’optimisation, l’implantation et les activités de formation des processus administratifs liés aux activités académiques et de recherche du département afin d’améliorer et d’optimiser les méthodes et les outils de travail.
• Colligez des données reliées à la gestion RH et financière de la section recherche; élaborez, modifiez et assurez la mise à jour de la liste des contrats d’embauche et leurs renouvellements. Élaborez, modifiez et surveillez les échéances budgétaires des fonds de recherche.
• Assumez la responsabilité de la gestion des activités financières du secteur de la recherche (rapport des dépenses, demandes de fonds, etc.).
• Participez à la gestion, la saisie et l’émission des contrats pour les chargés de cours et les auxiliaires d’enseignement.
• Gérez les renouvellements des contrats d’embauche du personnel de recherche, les attributions des bourses de recherche et leurs renouvellements.
• Agissez à titre de responsable de l’assiduité en préapprouvant des feuilles de temps.
• Établissez les contrats d’embauche du personnel de recherche, les ententes de confidentialité et la cession de propriété intellectuelle.
• Participez à l’organisation et assurez la logistique, en collaboration avec les personnes concernées, des événements et des activités spéciales, générés par les professeurs ou le département tels que colloque, conférence, réunion d’information, formation. Voyez au partage des responsabilités impliquant des partenaires internes et externes.
• Préparez et participez aux assemblées départementales, rédigez et publiez les procès-verbaux et assurez les suivis requis.
• Répondez aux demandes de rapports ou documents techniques exigés par les directions concernées.
• Supportez l’ensemble des opérations en effectuant le soutien administratif de type technique.
• Discutez avec les personnes concernées des nouveaux projets administratifs que ces dernières veulent entreprendre afin de bien comprendre l'orientation de ces projets, la précision qu'ils requièrent et les possibilités techniques quant à leur réalisation. Assumez la responsabilité de l'aspect administratif de tous les travaux requis pour la réalisation de ces projets.
   

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique de comptabilité et de gestion , technique administrative ou technique de bureautique, avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.

Expérience

• Minimum de deux années pertinentes reliées au soutien de projets ou en logistiques d’activités.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous contribuez à l’atteinte des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en coopération avec vos collègues. 
• Vous vous assurez d’atteindre les objectifs en établissant des procédures claires visant à surveiller et évaluer en continu l’avancée et le progrès des activités. 
• Vous accordez une grande importance à la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive et de répondre efficacement à leur besoin. 
• Vous prenez des décisions éclairées et adéquates en tenant compte de la situation, des personnes impliquées et de la stratégie organisationnelle. 

Autres habiletés

• Vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word).
• Vous maîtrisez le français  à l’oral comme à l’écrit.
• Vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités. 

Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de ses fonctions.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!