Nous recherchons un·e Coordonnateur·trice administratif·ve et opérations qui sera responsable des opérations quotidiennes du bureau et de l'amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de l'environnement de travail — soutien aux employés, coordination des fournisseurs et services, maintien de contrôles administratifs, et création d'une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée.

Conditions de travail

• Sur place 5 jours/semaine 
  
• Horaire :  35 heures/semaine
  

Responsabilités principales

Gestion administrative et opérations quotidiennes

• Mettre en place, revoir et améliorer continuellement les procédures administratives et de gestion de bureau.
  
• Définir les priorités, assurer le respect des procédures et le suivi des échéanciers.
• Gestion des formations UFC et renouvellements des permis (AMF)
  
• Planifier et coordonner les services de bureau, incluant :
  
  • besoins d’espace, aménagements et relocalisations
    
  • gestion des équipements, fournitures et inventaires
    
  • coordination de l’entretien et des réparations
    
• Appuyer la préparation du budget d’exploitation et maintenir les contrôles liés au budget et à l’inventaire.
  
• Suivre les budgets et dépenses et assurer une documentation rigoureuse.
  
• Achat et gestion des fournisseurs
  
  • Commandes (papeterie, fournitures de bureau, cafés/thés et items pour les espaces communs, articles promotionnels)
    
  • Suivi des contrats et renouvellements auprès des fournisseurs
    
• Réception et soutien administratif
  
  • Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants.
    
  • Gérer les boîtes courriel (fournisseurs et réception).
    
  • Traiter le courrier entrant et sortant.
    
  • Numériser et archiver les documents.
    

Organisation d’événements et vie au travail

• Planifier, coordonner et assurer la logistique d’événements internes (party d’été, Noël, activités d’équipe, concours, 5@7 corporatifs, programmes d’accueil, Town Hall, etc.).
  
• Participer à l’organisation d’événements corporatifs (ex. : tournois, activités sportives, foires).
  
• Organisation logistique et gestion des déplacements. 
  
• Contribuer activement à la création d’une expérience employé positive et engageante.
  

Gestion du bureau — infrastructures (3 emplacements)

• Superviser les contrats d’entretien et d’équipement.
  
• Coordonner les réparations du bâtiment, l’entretien et les espaces communs.
  
• Gérer les espaces d’archivage et entrepôts.
  

Communication interne et soutien aux équipes

• Gérer la plateforme interne Zoho Connect et les murs télévisés de communication.
  
• Offrir un soutien logistique aux projets internes en collaboration avec l'équipe :
  
  • Marketing
    
  • Ressources humaines
    
  • Innovation et Technologie
    
  • Opérations
    

Profil recherché

• Bilingue français/anglais
• Diplôme postsecondaire en gestion de bureau, administration ou domaine connexe (cabinet en assurance de dommages un atout)
• 5+ années d’expérience dans un rôle de coordonnatrice de bureau ou équivalent
• Excellentes habiletés interpersonnelles et sens de la collaboration
• Communication irréprochable, orale et écrite
• Très forte organisation, gestion du temps et capacité à gérer plusieurs priorités
• Autonomie, proactivité, fiabilité et esprit d’équipe
• Aisance à travailler de façon indépendante dans un environnement dynamique
• Capacité à performer sous pression avec une charge de travail élevée
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Connaissance d’outils de création de visuel Canva, un atout