Adjoint administratif/adjointe administrative

Marcoux Groupe Financier, cabinet de planification financière indépendant affilié à l’Industrielle Alliance et Investia Services financiers, se distingue par son approche humaine, rigoureuse et hautement professionnelle en matière de gestion de patrimoine, d’assurances individuelle et corporatives. Situé à proximité du centre-ville de Québec, le cabinet recherche un(e) adjoint(e) administratif(ve) expérimenté (e), dotée de compétences technologiques, polyvalent(e) et autonome, souhaitant se joindre à une équipe dévouée et proactive qui place la qualité du suivi client au cœur de ses priorités. La personne en poste travaillera en étroite collaboration avec le planificateur financier et l’équipe administrative afin d’assurer la gestion quotidienne du cabinet, le suivi des clients et la coordination des mandats spéciaux

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Agir comme personne-ressource principale pour les clients (accueil, appels, suivi de premier niveau)
• Assurer la gestion complète des dossiers clients, de la collecte des données jusqu’à la documentation finale
• Saisir et valider les données normatives dans les divers outils informatiques internes (CRM, Kronos, Univeris, Suite Office 365, etc.)
• Transmettre et gérer la documentation du cabinet, incluant la conformité réglementaire (IA, Investia).
• Rédiger des lettres, notes de service et communications clients avec clarté et professionnalisme
• Gérer les agendas des planificateurs, préparer les rencontres et assurer le suivi des actions post-rencontre
• Coordonner certains événements et projets spéciaux (rencontres annuelles, suivis marketing, communications ciblées)
• Contribuer à la mise en œuvre d’automatisations dans la suite Microsoft 365 (Power Automate, Copilot, SharePoint, Teams) pour optimiser les tâches récurrentes
• Participer activement à l’amélioration des processus internes, à la gestion du cabinet et à la fluidité des opérations quotidiennes

QUALITÉS PERSONNELLES

• Autonomie, initiative et proactivité
• Rigueur et sens de l’organisation
• Multitâches et orientée vers les résultats, avec le désir constant d’améliorer les processus
• Discrétion, confidentialité et professionnalisme
• Capacité à alléger la charge administrative du planificateur financier, pour lui permettre d’être plus disponible et efficace auprès des clients

EXIGENCES PROFESSIONNELLES

• Formations pertinentes en administration, bureautique, comptabilité ou tout autre domaine connexe aux services financiers
• Connaissance de l’intégration de l’intelligence artificielle dans les outils bureautiques pour automatiser certaines tâches administratives (atout majeur).
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à assurer un travail impeccable jusque dans les détails. (Veuillez insérer la réponse de 2 + 2 dans votre cv)
• Aisance à communiquer avec des clients ayant des niveaux de compréhension financière variés.

• Français parlé et écrit - Faible