Adjoint administratif/adjointe administrative

Description de l'entreprise

La Chambre immobilière de l'Outaouais est une organisation professionnelle régionale sans but lucratif vouée aux services des courtiers immobiliers membres qu'elle représente auprès du public et des intervenants en immobilier.

Notre mission : Unir et représenter nos membres en leur offrant des services innovateurs afin de leur permettre de réaliser leurs objectifs d'affaires dans le respect de nos particularités régionales.

Description de l’offre d’emploi

Poste à temps plein à durée indéterminée (3 mois minimum). 

Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint-e administratif-tive est la personne de première ligne responsable de l’accueil et des suivis auprès des membres de la CIO et leur personnel administratif. 

Plus précisément vos tâches incluront :

L’accueil des membres aux bureaux de la CIO

La gestion des appels et des courriels des membres courtiers et du personnel administratif des agences ayant besoin de conseils ou de renseignements, sur des sujets variés, incluant l’application des règlements en vigueur

Le contrôle qualité des inscriptions selon le processus en vigueur et le règlement de collaboration provincial

Le suivi minutieux et efficace de la validation de l’information

L’aide aux membres et à leur personnel administratif dans l’utilisation des outils Centris et le système de gestion des clés électroniques

La distribution des demandes aux personnes-ressources et une saine collaboration avec les collègues

La facturation et le suivi de la perception des frais

L’aide à l’organisation des événements, la relance des partenaires et le suivi des réservations des participants aux activités

La communication avec les fournisseurs de services

Le profil recherché

Vous détenez un diplôme d’études secondaires (DES), et avez deux (2) années d’expérience dans des fonctions semblables en soutien administratif ou en service à la clientèle

Vous apprenez facilement à travailler sur diverses plateformes électroniques (formulaires en ligne, bases de données) et connaissez bien la suite Microsoft Office, surtout Excel. Vous actualisez vos connaissances technologiques reliées à l’optimisation du service à la clientèle

Vous possédez des aptitudes de communication et d’écoute hors pair

Vous êtes dédié-e à toujours fournir une expérience membre exceptionnelle. Vous êtes donc très débrouillard-e pour résoudre des problèmes et comprendre les besoins des membres

Seront considérés comme des atouts

Une très bonne connaissance de l’industrie du courtage immobilier ou un parcours professionnel connexe

Une attestation d’études collégiale (AEC) en courtage immobilier résidentiel

Une connaissance des notions de base en comptabilité (débit/crédit)

Ce que nous offrons

Une ambiance de travail dynamique, conviviale et décontractée

Un salaire concurrentiel et des conditions avantageuses (vacances, possibilité d’accès aux avantages sociaux selon la durée du remplacement)

Le stationnement gratuit

Le café, le thé et le chocolat chaud

Vous êtes fait(e) pour ce poste si vous possédez ces qualités personnelles

Entregent, tact et discernement

Autonomie et grand sens de l’organisation

Rigueur et souci du détail

Respect accru de la confidentialité

Esprit ouvert et collaboratif pour travailler en équipe

Résistance au stress

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Formations

• Diplôme d’études secondaires (DES)

Expérience2 à 3 ansCompétences

• Capacité à travailler en équipe
• Respect des normes et règlements
• Capacité à travailler sous pression