Adjoint (e) administrative - immobilier

Vous êtes de nature dynamique et performante voulant vous joindre à une équipe expérimentée! Créativité, défis, gestion, coordination, c'est ce qui vous attend!

Polyvalente, organisée, autonome, la personne aura à effectuer le suivi des dossiers auprès de la direction et des services administratifs.

RESPONSABILITÉS :

* Rédiger les contrats et les correspondances
* Préparer les présentations, rapports, ouvertures de dossiers
* Préparer les ébauches des inscriptions pour le service du marketing
* Coordonner les appels conférences quotidiens de l’équipe
* Effectuer des traductions simples
* Compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur Excel
* Assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet
* Procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi
* Assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions de l’équipe
* Effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d’inscriptions des immeubles
* Gestion des comptes payables et recevables, assurer le suivi avec le comptable
* Confirmer les rendez-vous et autres événements sur demande
* Effectuer des tâches administratives générales, classement, transmissions par télécopieur, reproduction de documents
* Effectuer les entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l’intranet et en gérer les rapports, synchroniser les données
* Sur demande faire quelques déplacements, centre de copies, banque, etc.

 Compétences requises:

* Avoir 3 à 5 années d'expérience en tant qu'adjoint (e) administratif (ve)
* Expérience pratique à titre d’adjoint (e ) administratif (ve) dans un environnement de travail au rythme rapide
* Bilinguisme essentiel tant à l'oral qu'à l'écrit (anglais et français) : dans le cadre de communication avec la clientèle anglophone
* Capacité de rencontrer des échéanciers serrés
* Maîtriser la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Capacité d’apprendre de nouveaux logiciels
* Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers, savoir gérer des attentes en établissant des priorités
* Haut degré de conscience professionnelle et capacité de travailler de façon autonome
* Bonne capacité de jugement et de discrétion, compétences en analyse et en résolution de problèmes
* Fort souci de l’exactitude et du détail, aptitude à s’adapter aux changements, gestion de plusieurs tâches simultanées
* Aimer travailler en équipe