Adjoint(e) Administratif(ve)/Documentaliste - Québec

 Le Groupe Ultragen a été fondé il y a 35 ans afin d’offrir des services de pointe en ingénierie. Depuis, Le Groupe Ultragen grandit et s’est diversifié dans les secteurs de l’Énergie et des Ressources naturelles. L’expertise reconnue du Groupe Ultragen dans les domaines de la pétrochimie, la chimie, le pétrole, le gaz et l'énergie font de l’entreprise l’une des plus appréciées dans ces secteurs d’activité. Pour de plus amples renseignements, visitez notre site web www.ultragen.com.

Nous sommes reconnus pour l'excellence dont nous faisons preuve dans l’exécution professionnelle de qualité de nos mandats, le tout en respectant les budgets et les échéanciers de nos clients. Nos politiques internes concernant le développement durable et la protection de l’environnement guident le travail de nos gens et sont une source d’inspiration pour les générations futures.

Pour donner suite à une croissance soutenue de notre carnet de projets et en prévision d'une augmentation substantielle à long terme de notre charge de travail, nous sommes à la recherche d'un(e) candidat(e) pour pourvoir le poste suivant :

Adjoint(e) administratif(ive)/documentaliste – Région de Québec

Description du rôle d'adjoint(e) administratif(ive) :

• Révisions, corrections et mise en page de divers documents (devis, rapports, offres de services, curriculum vitae, etc.);
• Préparation de divers mémos internes et envoi de ceux-ci;
• Mise à jour de listes diverses;
• Gestion et suivi de l’équipement de protection individuelle (EPI);
• Mise à jour des organigrammes;
• Soutien au Comité SSE (Santé/Sécurité);
• Diverses commandes et divers achats;
• Mise en place de l’équipement pour les nouveaux employés.

Description du rôle (documentaliste) :

• Faire le classement de documents et de dessins d’ingénierie, incluant les documents des fournisseurs, des clients et ceux produits à l’interne;
• Préparer les bordereaux de transmission pour les émissions de documents;
• S’assurer du contrôle de qualité des émissions;
• Faire le suivi et la relance pour des documents à recevoir à la suite d’émissions;
• Recevoir, numéroter et distribuer les documents d’ingénierie;
• Préparer les différentes copies de documents d’appels d’offres ou de construction;
• Numérisation et impression de documents;
• Soutien aux différentes équipes dans leurs tâches.

Qualifications :

• DEC ou DEP Adjoint(e) administratif(ive) (documentaliste un atout);
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire;
• Excellente maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, etc.);
• Maîtrise de Visio (un atout);
• Connaissance d’Autodesk, de SharePoint et d’Adobe Acrobat (un atout);
• Excellente maîtrise du français;
• Bilinguisme (un atout);
• Aptitude marquée en gestion du temps et de l’organisation;
• Soucis et attention particuliers aux détails;
• Excellente aptitude en communications verbale et écrite;
• Habileté à travailler sous pression et de gérer les priorités;
• Sens accru du travail d’équipe, respect des délais serrés et une grande capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément;
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Avantages :

• Salaires et avantages sociaux concurrentiels;
• Flexibilité des horaires pour faciliter vie familiale, vie personnelle et travail;
• Régime d’assurance collective;
• Service de télémédecine;
• Régime d’épargne retraite;
• Programme de référencement;
• Possibilité de suivre des formations liées à la profession;
• Club social, etc.

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à l’attention du département des ressources humaines, par courriel : carriere@ultragen.com