Adjointe administrative exécutive

Titre du poste: Adjointe administrative exécutive 
Numéro de la demande: 36377 
Catégorie d'emploi: Administration
Division: Nat - Finances (80069743) 
Département: Exécutif
Lieu de travail: METRO - SIÈGE SOCIAL - M-DUPLESSIS, MTL (#M-SS)
Province: Canada : Quebec
Type d'emploi: Permanent

SOMMAIRE :

Le titulaire du poste assiste le vice-président exécutif et chef de la direction finance ainsi que le vice-président exécutif et chef de l’exploitation alimentaire et prend une part active à la gestion de plusieurs dossiers des secteurs sous la responsabilité de son supérieur.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES :

- Planifie et coordonne plusieurs projets de réunions.

- Gère et tient à jour l'agenda de ses supérieurs. Priorise les réunions. Prépare et s’assure d’avoir les documents et équipements nécessaires aux réunions

- Assiste ses supérieurs dans la préparation de présentations, demande et fait les suivis auprès des divers intervenants pour les rapports présentés aux réunions du conseil d’administration et comité d’audit, comité de direction, conférences, séminaires, etc.).

- Imprime les rapports requis mensuellement.

- Sous la supervision du CFO, est responsable de la mise en ligne des documents du conseil d’administration et du comité d’audit sur la plateforme Diligent, s’assure de l’intégrité des documents.

- S’assure de l’excellent fonctionnement des réunions du conseil d’administration et offre son soutien aux administrateurs (comptes de dépenses, taxis, paiement d’honoraires, commander le traiteur, conférencier, Club Mont-Royal, plan de salle, etc.).

- En collaboration avec l’équipe des finances, complète le rapport mensuel des actions TMX.

- S’occupe également de mettre à jour le rapport sur les règles de détention des dirigeants.

- Recueille les informations pour le rapport au comité de direction et le conseil d’administration pour le COO.

- Effectue les arrangements de voyages, les réservations de salles de conférence.

- Coordonne plusieurs dossiers nécessitant des interventions auprès des membres de la haute direction.

- Effectue l'ensemble des tâches de secrétariat, dont la transcription ou rédaction de la correspondance interne et externe et ce, autant en français qu'en anglais.

- Produit les comptes de dépenses de ses supérieurs.

- Commande d’épicerie pour la Tour Scotia et le siège social

- Assiste ses supérieurs dans l'administration de certaines activités para-professionnelles.

- Voit au bon fonctionnement de l'ensemble du département, commande les fournitures de bureau, commande d’épicerie, le papier, effectue la distribution du courrier, etc.

- Filtre et dirige les appels téléphoniques, identifie ceux qui sont urgents et en informe les vice-présidents.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ :

- DEP en secrétariat

- 10 ans d'expérience dans des fonctions de secrétariat, dont 5 ans dans des fonctions reliées à des membres de la haute direction

- Excellente connaissance des logiciels de la suite MS Office

-  Bilinguisme essentiel (traduction, rédaction et conversation)

- Discrétion et disponibilité

- Capacité d'apprentissage élevée et habilité à interagir avec des intervenants de tous les niveaux hiérarchiques

COMPÉTENCES :

- Orientation vers un travail/service de qualité

- Apprentissage des aspects techniques

- Gestion du temps

- Débrouillardise

- Pensée stratégique

- Gestion de l’ambiguïté et des priorités

- Vision des buts principaux

- Tact et délicatesse dans la gestion des communications avec les différents départements