Adjointe administrative

*Deux postes réguliers à combler (secteurs de la recherche et des services de la santé)
**35 heures par semaine (50% en présentiel et 50% en télétravail)

Être adjoint administratif chez nous, c’est :
Offrir le soutien administratif auprès des membres de l’équipe pour maintenir le bon fonctionnement du secteur. Plus précisément, vous devez :

• Réaliser différentes tâches de secrétariat : rédaction et correction de lettres, mise en page de documents divers réalisation et suivis des demandes reçues, etc.
• Assurer la mise à jour des différents documents, listes et du système de classement.
• En tant que super utilisatrice, soutenir et accompagner les employés en ce qui a trait à l’utilisation des systèmes informatiques et bureautiques de l’organisation et participer au comité de gestion documentaire de l’organisation.
• Collaborer à l’organisation et la préparation logistique des formations, événements, comités et réunions : réservation, préparation des documents, invitations, suivi des inscriptions, etc.
• Assurer la relève de la réception, en présence au bureau, de même que les autres fonctions du poste lors d’absence à la réception.

Responsabilités spécifiques – secteur de la recherche

• Vérifier les formulaires remplis par les intervieweurs externes et soutenir la préparation de leur rémunération.
• Mettre à jour la planification annuelle du secteur, les calendriers de vacances, les tableaux des comités internes et externes, les accès logiciels et la décentralisation budgétaire.
• Effectuer des recherches documentaires et assurer un suivi des différentes offres de conférences et webinaire en lien avec les activités du secteur.

Qualifications et exigences

• Technique en bureautique.
• Deux années d’expérience en bureautique ou secrétariat.
• Connaissance et compréhension des cultures des Premières Nations.
• Connaissance avancée de la suite Microsoft 365 (niveau super utilisateur).
• Excellente maîtrise de l’une des deux langues officielles et de l’autre langue à un niveau fonctionnel.

Habiletés et attitudes recherchées

• Démontrer une bonne capacité à travailler rapidement et efficacement.
• Être flexible et démontrer une bonne capacité d’adaptation.
• Être organisé et savoir gérer plusieurs demandes simultanément.
• Être proactif.
• Faire preuve de rigueur professionnelle et minutie dans ses méthodes de travail.
• Savoir travailler efficacement en équipe.