Adjointe ou adjoint de direction

Vous aspirez à relever des défis stimulants et à jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement d’une direction générale adjointe dynamique ? Vous faites preuve d’un sens aigu de l’organisation, veillez à la confidentialité et appréciez particulièrement le travail en équipe ? Alors, nous avons l'opportunité qu'il vous faut ! 

Joignez-vous à une organisation solide, reconnue pour son leadership, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés. 

Supérieure immédiate : Directrice générale adjointe, Services et expérience membres 

Responsabilités particulières :  

• Évalue et priorise les demandes de rencontre, recommande et gère l’agenda de la directrice générale adjointe ; 

• Assure l’ensemble des suivis auprès des interlocutrices et interlocuteurs concernés et voit à la logistique pertinente à leurs prestations ; 

• Gère les courriels et les demandes en les répartissant auprès des équipes relevant de la direction générale adjointe ; 

• Contribue à la réalisation des projets stratégiques et à l’atteinte des cibles fixées par la direction générale adjointe ; 

• Apporte un soutien à l’équipe de gestionnaires relevant de la direction générale adjointe et à la conseillère aux services aux membres ; 

• Crée et tient à jour divers outils de gestion (agenda, Monday, etc.) ; 

• Accueille et intègre les nouvelles ressources relevant de la direction générale adjointe ; 

• Assure la protection de l’information réservée et confidentielle ; 

• S’assure de la répartition du travail au sein de l’équipe de soutien administratif ; 

• Contribue à l’amélioration continue des processus et procédures touchant la direction générale adjointe ; 

• Assiste aux réunions de l’équipe de gestion chapeautée par la direction générale adjointe et produit des comptes rendus détaillés des rencontres, lorsque requis ; 

• Assiste la direction générale adjointe dans l’organisation de rencontres de remue-méninges ou de lac-à-l’épaule avec son équipe de gestion ; 

• Assure différentes tâches lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’UMQ ; 

• Effectue le traitement de texte et la mise en page de différents des documents (correspondance, offres de services, rapports, procès-verbaux, listes, etc.) liés aux activités de la direction générale adjointe, et assure les suivis appropriés (approbation, reproduction, distribution) ; 

• Assume toute autre responsabilité que lui confie sa supérieure immédiate. 

Compétences génériques : 

• Approche client ;  

• Travail d’équipe ;  

• Esprit d’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision ;  

• Sensibilité politique ;  

• Discrétion absolue ;  

• Heures de travail flexible ;  

• Perfectionnement continu ;  

• Adaptation au changement, souplesse ;  

• Communication.  

Compétences spécifiques : 

• Sens de la gestion des priorités ;  

• Sens de l’organisation des ressources ;  

• Sens de jugement approprié ;  

• Grande capacité de prise de décision.  

Pour exercer ce rôle, vous possédez : 

• Un DEC en secrétariat ou toute autre formation jugée pertinente ;  

• Une expérience minimale de cinq (5) années à titre d’adjoint ou d’adjointe ou dans des fonctions similaires ;  

• Une maîtrise des logiciels de la suite office 365 de Microsoft ;  

• Une connaissance des logiciels de gestion des membres ;  

• Une connaissance de Monday (un atout) ;  

• Une excellente maîtrise du français (parlé et écrit).  

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ : 

• Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ; 

• La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ; 

• Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ; 

• Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ; 

• Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ; 

• Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ;  

• Et plus encore ! 

Postulez dès maintenant ! 

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 4 avril 2025 à l’adresse suivante :  candidatures@umq.qc.ca 

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché. L’UMQ pratique l’équité en matière d’emploi.