Agent (e) à la direction et au greffe

Description de l’offre d’emploi

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Collaborer à la préparation des assemblées du conseil et en effectuer le suivi;
Préparer les projets de procès-verbaux et mettre à jour le livre de procès-verbaux;
Préparer les règlements et collaborer à leur mise à jour ainsi qu’à l’index des règlements;
Préparer les projets d’avis publics et procéder à leur publication conformément au règlement de la Ville;
Participer au traitement des demandes d’accès à l’information et tient à jour le registre des demandes d’accès en s’assurant du respect des délais et en effectuant des rappels aux différents intervenants;
Publier diverses entrées et assurer la mise à jour documentaire sur le site Internet de la Ville pour la direction générale et les services administratifs;
Collaborer à la validation des documents d’appels d’offres et en effectuer le suivi;
Procéder à l’ouverture de dossiers, la numérisation et le classement pour archivage conformément au calendrier de conservation de la Ville;
Rédiger divers documents administratifs et accomplir du travail général de bureau, tel que l’assemblage, expédition de documents, vérification, transcription, correction de texte, impression de documents, photocopie et numérisation; 
Préparer et maintenir à jour divers outils de travail;
Voir à l’inscription, la réservation de locaux et/ou équipements nécessaires et à la préparation des documents pertinents de diverses rencontres ou événements;
Agir à titre de commissaire à l’assermentation en l’absence de la greffière et participer à diverses tâches reliées aux élections municipales;
Remplacer à la réception et à la paie à l’occasion;
Assurer la confidentialité et la protection des renseignements personnels;
Voir à l’amélioration continue de ses tâches;
Accomplir toute autre tâche ou tout autre mandat connexe.

QUALIFICATIONS
DEC en Techniques juridiques, en bureautique, en documentation ou une combinaison d’un DEP dans une discipline appropriée et de l’expérience jugée pertinente;
Toute autre combinaison de formation et/ou expérience pourrait être considérée;
Avoir une excellente maîtrise du français;
Habiletés informatiques (maîtrise de la Suite Office 365 et Acrobat);
Excellente capacité de planification et d’organisation du travail;
Faire preuve d’initiative, de minutie, de discrétion, de polyvalence et d’autonomie;
Esprit d’équipe et facilité à communiquer;
Connaissance du milieu municipal : un atout.

CONDITIONS SALARIALES ET HORAIRE DE TRAVAIL
Échelle salariale de niveau 3. Horaire de travail selon l’article 7.1.5 de la convention collective.

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION
Dès que possible.
Selon l’article 6.2.7 de la convention collective, une période d’essai de 4 semaines est prévue.

Par courriel au info@cookshire-eaton.ca

Qualifications professionnellesCette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

ExpérienceUn atout