Agente ou agent de bureau

AGENTE OU AGENT DE BUREAU

Processus de sélection – Recrutement : E20010SRS03201188941EG

Un emploi occasionnel en présentiel d’une durée de 3 ans est à pourvoir à Québec

Des défis vous attendent à la Société de l’assurance automobile du Québec !

Au cœur de la mission de la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) la Vice-présidence (VPSMSREE) a pour mandat d’accroître la performance globale et durable de SAAQ, et ce, dans les différentes régions du Québec. À cet effet, elle soutient les différentes équipes de l’organisation en vue d’assurer son alignement stratégique et opérationnel en fonction de sa mission. Elle est aussi le maître d’œuvre d’un plan de transformation qui vise à mettre en place le nouveau modèle d’affaires de la SAAQ et à renouveler ses principaux systèmes d’information. 

Un emploi occasionnel en présentiel est à pourvoir à la Direction générale des ressources matérielles et immobilières. L’entrée en fonction est prévue pour mai 2024.

Attributions

Sous la responsabilité du supérieur immédiat, la personne titulaire de l’emploi consiste à effectuer divers travaux de bureau caractérisés par la cueillette, la vérification, la sélection, l'interprétation, la préparation et la transmission de données ainsi que par le traitement du courrier. À ce titre, elle doit :

• Prioriser les travaux à produire afin de respecter les échéanciers;

• Examiner et valider les documents et les rapports pour s’assurer de leur exactitude et les corriger si nécessaire;

• Effectuer l’assurance qualité des documents et des rapports et procéder aux correctifs nécessaires, lorsque requis, et ce en cours de processus et à la fin de celui-ci;

• Recueillir l’ensemble des données afin de paramétrer adéquatement les équipements;

• Procéder à l’exécution du travail (impression, numérisation, insertion, etc.) sur les équipements;

• Trouver et appliquer les correctifs suite aux différents messages d’erreur transmis par l’ordinateur;

• Placer les appels de services auprès des fournisseurs d’entretien des équipements lorsque requis et expliquer le problème;

• Enregistrer aux endroits requis les données nécessaires à la production des informations de gestion et aux différents paiements, provenant des rapports de production de l’équipement utilisé et des demandes de services de la clientèle interne;

• Catégoriser les travaux selon la chartre des codes d’activités établis en collaboration avec les différents domaines d’affaires des vice-présidences de la SAAQ;

• Balancer l’ensemble des données, trouver les écarts et les résoudre;

• Saisir différentes données dans les outils informatiques;

• Trier, compiler et distribuer aux endroits appropriés les documents reçus afin que les délais de traitement soient respectés;

• Effectuer des recherches permettant d’assurer la conformité des dossiers;

• Procéder au prétraitement et traitement de certaines informations dans le système en effectuant les vérifications nécessaires ou en saisissant les données requises;

• Effectuer le suivi nécessaire des retours de courrier;

• Effectuer quotidiennement le suivi des fiches d’information, notamment en transmettant certains documents aux demandeurs;

• Effectuer la préparation de divers documents à expédier, à numériser, à classer et à archiver;

• Effectuer différentes tâches reliées aux divers programmes, notamment l’inscription, l’encaissement, la convocation, etc.;

• Accomplir toutes tâches de nature administrative reliées à la mission du service;

• Effectuer toute autre tâche connexe que peut lui confier son supérieur.

Échelle de traitement : De 38 151 $ à 47 045 $*

*Il s’agit de l’échelle de traitement issue de la convention collective 2020-2023 et en vigueur en date du 1er avril 2022

Votre salaire sera établi à l’aide des informations contenues dans votre dossier en ligne (scolarités et expériences).

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.