Assistant/assistante aux affaires administratives

Description de l'entreprise

• Centre interuniversitaire, pluridisciplinaire et intersectoriel, reconnu pour sa crédibilité et sa neutralité
• 25 ans d’expérience avec des retombées importantes pour certaines organisations et pour la société québécoise
• Un forum entre le monde académique, les gouvernements et le monde des affaires
• Une référence scientifique
• Une capacité de recherche multidisciplinaire, une richesse de connaissances de pointe et des éclairages rigoureux sur des enjeux d’actualité et émergents au Québec et ailleurs
• Une ressource décisionnelle vitale pour ses partenaires, axée sur le transfert de connaissances du monde de la théorie à celui de l'application pratique.

Description de l’offre d’emploi

VOUS POUVEZ POSTULER À CET EMPLOI SEULEMENT SI :

1. VOUS ÊTES UN CITOYEN CANADIEN ; 
2. UN RÉSIDENT PERMANENT DU CANADA. 

SI VOUS N’ÊTES PAS AUTORISÉ À TRAVAILLER AU CANADA, NE POSTULEZ PAS. L’EMPLOYEUR NE RÉPONDRA PAS À VOTRE CANDIDATURE. 
 

On attend de l’assistant/assistante aux affaires administratives de s’assurer du respect des lois, règlements, règles, politiques internes et autres exigences applicables des gouvernements et des organismes de réglementation en matière de comptabilité et de faire preuve du degré de prudence, de diligence et de compétence qu’une personne raisonnablement prudente manifesterait lors du traitement de la paie et des comptes payables et recevables. On attend également de l'assistant/assistante qu'elle maîtrise les outils informatiques (Suite Office, Quickbooks (obligatoire), Quickbooks Time et Dext (un atout), etc. et qu'il ou elle ait un excellent sens de l'organisation, de l'éthique et de la confidentialité.
Sous la direction immédiate du vice-président administration et finances afin de l’assister dans son mandat de gestion des opérations administratives et financières, les principales responsabilités de l’assistant/assistante aux affaires administratives sont notamment :

• maintien du système de gestion comptable sur Quickbooks et réalisation des tâches reliées (élaboration et suivi des comptes payables et à recevoir, conciliation bancaire et fin de mois, déclaration des taxes, saisie de la paie, comptes de dépenses,
• préparation de l’audit externe, maintien et création des comptes fournisseurs) ;
• traitements bancaires (création des comptes fournisseurs, traites bancaires, téléversement, dépôts, etc.) ;
• déclarations gouvernementales (taxes (Revenu Québec et Revenu Canada), etc.) ;
• ouverture des dossiers du personnel, d’assurances collectives, de REER collectif, etc. ;
• gestion et préparation des paies sur EmployeurD (Desjardins), suivi des congés, feuilles de temps, dossiers d’employés, etc. ;
• transmission et vérification des feuillets d’impôt fournis par l’agent payeur selon les délais prescrits par le gouvernement ; 
• déclarations gouvernementales (déclaration des salaires, déclaration du sommaire 1, FSS, CNESST, démarches à l'immigration, équité salariale, etc.) ;
• fermeture d’année fiscale des paies : effectuer les différentes étapes de la fin d’année des paies dans le système de Paie Desjardins ;
• préparation et mise en page de correspondance : lettres, courriels, et documents divers, etc. ;
• photocopie, numérisation de documents ;

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Formations

• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion

Expérience10 ans ou plusCompétences

• Capacité d’adaptation
• Polyvalence
• Respect des normes et règlements