Coordonnateur Exploitation

Sous la responsabilité de la vice-présidence exploitation, le titulaire assumera les tâches et les responsabilités suivantes : 

• Effectuer les suivis nécessaires afin de rassembler et de fournir toutes les informations requises dans le respect des échéanciers;
  
• Produire, mettre en forme et transmettre aux personnes concernées différents rapports requis sur une base journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle;
  
• Faire des croisements de données provenant des différents systèmes et proposer des améliorations pour faciliter le traitement des données et produire des rapports simplifiés;
  
• Former les utilisateurs des systèmes afin qu’ils puissent produire de façon autonome des rapports récurrents et documenter les façons de faire pour produire les rapports ad hoc;
  
• Agir en tant que personne-ressource pour l’élaboration et la préparation de divers documents, tels production de statistiques, mise à jour de tableaux de bord, rapports de suivi, etc.;
  
• Assurer la mise à jour de tous les formulaires en lien avec le résident et faire valider les modifications par le service des affaires juridiques avant la distribution;
  
• Fournir un soutien à la direction expérience client en saisissant les données dans le système, en participant à la préparation du sondage annuel et des rapports trimestriels;
  
• Coordonner et effectuer les suivis afin de rassembler les articles pour la création de l’infolettre exploitation;
  
• Rédiger, mettre en page et publier l’infolettre;
  
• Assurer la gestion de l’agenda du vice-président exploitation par la coordination de tous les rendez-vous avec les intervenants internes et externes;
  
• Veiller à ce que la mise-à-jour de tous les processus exploitation soit documentée selon les normes en vigueur et rendue disponible sur l’intranet;
  
• Planifier, organiser et coordonner la tenue des réunions de l’équipe de gestion de la vice-présidence en prenant en charge de façon proactive l’intervention de partenaires, la logistique, la préparation du matériel et les procès-verbaux;
  
• Préparer et diffuser les communications relatives aux activités ou déploiements en cours au sein de la vice-présidence;
  
• Fournir un soutien dans la production de notes de service, rapports, formulaires et autres documents et en assurer l’uniformité;
  
• Effectuer toutes autres tâches administratives afin de supporter la vice-présidence et d’assurer la continuité et la qualité des services du secteur.
  

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en techniques administratives.
  

Expérience :

• Un minimum de huit (8) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.
  

Conditions de travail :

• Peut occasionnellement être appelé à répondre à des urgences en dehors des heures normales de travail.
  

Autres :

• Grand sens de l’organisation, rigueur et habiletés à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément;
  
• Jugement, esprit d’initiative, sens de la discrétion et autonomie
  
• Forte orientation client;
  
• Connaissance approfondie de la suite MS-Office, dont une connaissance avancée d’Excel;
  
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.