Adjointe exécutive - Adjoint exécutif

Vous aimez être au coeur du changement? Vous avez la coordination dans le sang? Nous sommes à la recherche d'une personne qui sera en charge de la coordination et du secrétariat corporatif afin de soutenir les gestionnaires et les employés d'une grande firme nationale.  Mode de travail hybride, avec certains déplacements.

L’attributaire du mandat se verra assigner plusieurs tâches auprès de divers comités multidisciplinaires (environnement, gestion de projet, affaires juridiques, expertises techniques, etc.). Sans être exhaustive, la liste des responsabilités et des tâches à réaliser inclut:

• Coordonner la préparation de l’ordre du jour des rencontres avec les différents intervenants internes et externes à l’entreprise.
• Coordonner la préparation, le suivi et la collecte des documents et des présentations requises pour les rencontres.
• Coordonner la traduction des documents en français et en anglais, selon les requis établis, avec l’équipe interne de traduction.
• Prendre en charge l’organisation des rencontres, la réservation des salles, des requis informatiques et, au besoin, du transport des membres des comités.
• Transmettre aux participants la convocation de rencontres, l’ordre du jour et les documents afférents préalablement aux rencontres, selon les requis établis.
• Assurer la prise de notes détaillées pendant les rencontres.
• Après les rencontres, rédiger les minutes et procès-verbaux, les faire traduire, au besoin, et les soumettre à la réunion suivante pour approbation, selon les requis établis.
• Archiver la documentation dans la structure de gestion documentaire de l’organisation.
• Assurer le lien en continu et maintenir les communications avec les membres des comités pour assurer le bon fonctionnement de ceux-ci.

Profil recherché:
-Détenir un diplôme collégial en techniques de bureautique, en techniques juridiques ou un diplôme dans le domaine de l’administration pertinent à ce poste.
-Posséder un minimum de 1 an d’expérience pertinente en secrétariat corporatif, en gouvernance d’entreprise ou toute autre combinaison d’expérience pertinente.
-Posséder une excellente maîtrise de la langue française et de la langue anglaise autant à l’oral et qu’à l’écrit.
-Faire preuve de sens politique, de diplomatie, de flexibilité dans ses interventions et de rigueur.
-Habileté à travailler en équipe et en concertation.
-Savoir développer des relations interpersonnelles harmonieuses.
-Pouvoir analyser et synthétiser les idées et les échanges efficacement.
-Être capable d’assurer et de coordonner plusieurs tâches et responsabilités en parallèle.
-Exercer ses responsabilités avec un minimum d’encadrement et capacité à prendre des initiatives.
-Avoir un intérêt à mieux connaître nos communautés autochtones.
-Avoir de l'expérience en coordination et réalisation de projets.

Joignez une équipe dynamique! Il nous fera plaisir de discuter de cette opportunité avec vous!

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes. Les candidats/es qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.