Spécialiste en Procédés Administratifs - Direction Générale

***Ce concours est réservé aux employés travaillant dans l’un des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec le 1er décembre 2024***

Sous l’autorité du président-directeur général adjoint, le titulaire du poste analyse les besoins, élabore et met en œuvre des techniques professionnelles liées aux méthodes et systèmes administratifs afin d’optimiser le fonctionnement des services. Il contribue aux orientations et aux objectifs de la direction, favorise la collaboration et agit comme personne-ressource dans son champ de compétence. Il assure également le suivi et le soutien professionnel nécessaires aux dossiers d’envergure qui lui sont confiés. 

Dans le cadre de ses fonctions, il répond aux besoins des clients internes et externes de la Direction générale, dans une perspective d’amélioration continue et d’approche centrée sur le client. En tant que spécialiste en procédés administratifs, il assiste l’équipe de la Direction générale dans ses responsabilités en planifiant, organisant et exécutant certains travaux. En l’absence de son supérieur immédiat, il veille au bon déroulement des activités et assure le suivi de certaines opérations. Il anticipe les demandes et effectue les suivis de façon proactive avec les partenaires internes et externes. Il traite des données confidentielles et assure une communication fluide entre les différents programmes et directions relevant du président-directeur général adjoint. 

Responsabilités principales: 

• Assurer la gestion de l'agenda et des courriels du président-directeur général adjoint;
• Produire et/ou préparer les documents nécessaires à l’organisation logistique des activités; 
• Assurer l’organisation matérielle des réunions de divers comités;
• Assister à certaines réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer le suivi;
• Mettre en place des mécanismes de contrôle pour certains dossiers (échéanciers, relances); 
• Identifier les priorités avec le président-directeur général adjoint et lui fournir régulièrement des mises à jour sur l’état d’avancement des dossiers;
• Proposer des solutions aux dossiers complexes, orienter les demandes vers les intervenants concernés et assurer un suivi rigoureux;
• Recueillir et analyser l’information pertinente aux dossiers, préparer des synthèses et suggérer des améliorations aux processus; 
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat. 

Qualifications

Exigences :

• Baccalauréat en sciences de l’administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une discipline universitaire pertinente;
• Expérience significative en lien avec la fonction; 
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Maîtrise des outils informatiques : Word intermédiaire, Excel et PowerPoint débutant, SharePoint, Teams.

Des tests de connaissances bureautiques seront administrés auprès des candidat(e)s sélectionné(e)s dans le cadre du processus de recrutement.

Compétences requises 

• Orientation vers les partenaires;
• Esprit d’amélioration continue;
• Capacité à évoluer dans un contexte de transformation;
• Excellentes compétences en communication;
• Rapidité d’exécution et souci du détail;
• Capacité à gérer les priorités et à organiser le travail efficacement;
• Jugement, initiative et sens des responsabilités; 
• Aptitude à gérer l’imprévu avec agilité. 

Au CIUSSS de l’Est -de-l’Île-de-Montréal, nos valeurs organisationnelles guident notre philosophie de gestion et nos actions. Nous prônons la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect. 

Comment postuler :

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature (lettre d’intention, curriculum vitae et copie de diplôme) en ligne en cliquant sur « Postuler ». 

Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Assurez-vous de vérifier régulièrement votre boîte de réception ainsi que vos courriels indésirables. 

Engagement envers l’égalité en emploi :

Le CIUSSS de l’Est -de-l’Île-de-Montréal adhère aux principes d’accès à l’égalité en emploi et encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes en situation de handicap à soumettre leur candidature. Si vous avez besoin d’un accommodement pour le processus de sélection, veuillez-nous en informer en toute confidentialité. 

Afin de faciliter la lecture, le masculin est utilisé comme genre neutre et inclut toutes les identités de genre.