Spécialiste en procédés administratifs - Direction Hébergement en soins de longue durée

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité de l’adjointe à la directrice de l’hébergement et des soins de longue durée, la personne titulaire du poste analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d’améliorer le suivi des processus et indicateurs. Elle travaille en collaboration avec les membres de la direction et agit à titre de personne-ressource dans son champ de compétence. Elle assume également le soutien professionnel et le suivi nécessaire des dossiers d’envergure qui lui sont confiés.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS RELIÉES À LA FONCTION

Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire du poste contribue à l’amélioration continue des soins et services en actualisant le tableau de bord des indicateurs et le suivi des opérations de la DHSLD. À titre de spécialiste en procédés administratifs, elle crée les outils de suivi, effectue la collecte des données et transmet les résultats aux membres de la direction ainsi qu’aux partenaires concernés. 
Elle contribue de façon transversale au processus de commande et de suivi relié à l’acquisition du matériel, des équipements et des mobiliers. Elle supporte également les gestionnaires de la DHSLD dans la mise à jour des inventaires d’équipements en collaborant avec les partenaires responsables de la tenue de ces inventaires.
La personne titulaire du poste traite des données de nature confidentielle et assure la communication et la collaboration entre les différents programmes et directions sous l’autorité du président-directeur général adjoint.

TÂCHES SPÉCIFIQUES

• Produire et/ou préparer des documents et des fichiers requis à l’organisation logistique des activités et au suivi des données opérationnelles de la DHSLD;
• Extraire et colliger des données en provenance de diverses sources d’information disponibles pour en faciliter l’analyse;
• Assurer le support logistique pour l’organisation des réunions de divers comités;
• Assister à certaines réunions dans le but d’en rédiger les comptes rendus et d’en faire les suivis ou d’y collaborer;
• Élaborer des procédés de contrôle en fonction des besoins dans une visée d’amélioration continue de la qualité (échéanciers, relances, outils de compilation);
• Identifier les priorités avec l’adjointe à la directrice de l’hébergement et lui fournir régulièrement des informations sur l’état d’avancement des tâches et des dossiers;
• Collaborer à la bonne marche des dossiers en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
• Élaborer la cartographie des processus opérationnels à l’aide du logiciel Visio;
• Contribuer à l’automatisation de l’extraction et de l’analyse des données et indicateurs de suivi au sein de la DHSLD;
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.  

Qualifications

Exigences :

• Doit détenir un baccalauréat en sciences de l’administration ou en sciences humaines et en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée;
• Posséder au moins deux ans d’expérience reliée à la fonction;
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Maîtrise des outils informatiques : Excel avancé, Word et Powerpoint intermédiaires, Sharepoint, Teams et Visio.

Compétences requises :

• Collaboration avec les partenaires;
• Orientation vers l’amélioration continue de la qualité;
• Capacité à œuvrer dans un contexte de transformation;
• Communication;
• Rapidité d’exécution et souci du détail;
• Habiletés dans la gestion des priorités et l’organisation du travail;
• Aptitude supérieure de jugement, d’initiative et du sens des responsabilités;
• Aisance à composer avec l’imprévu.

Choisir le CIUSSS de l'Est, c'est :

• Intégrer une équipe dynamique misant sur le respect, la collaboration, l’entraide et la reconnaissance des talents de chacun;
• Évoluer dans un milieu où l’humanisme et l’innovation sont au cœur des soins et services;
• Faire une différence réelle dans la vie des gens;
• Divers programmes de conciliation travail-famille;
• Programme d’aide aux employés;
• Assurances collectives;
• Régime de retraite à prestation déterminé;
• 20 jours de vacances après 1 ans de service.

Au CIUSSS de l’Est de l’Île de Montréal, nous sommes animés par des valeurs organisationnelles qui définissent notre philosophie de gestion et qui encadrent nos actions. Les valeurs qui nous unissent sont la collaboration, le professionnalisme, la qualité des soins et services, la communication et le respect.

Pour postuler

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature (lettre d’intention, Curriculum Vitae et copie de diplôme) en ligne, en cliquant sur « Postuler ».

Tu souhaites en savoir plus? Tu as des questions? Communique avec Mme Zineb Bourass à l'adresse courriel suivante : zineb.bourass.cemtl@ssss.gouv.qc.ca.

Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Il est important de porter une attention particulière aux courriels "Ressources Humaines" qui risquent de se retrouver dans la section " courrier indésirable ou Spam" par erreur.

Nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue ou une évaluation des connaissances.

Programme d'égalité en emploi 
 
Le CIUSSS de l’Est -de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adaptés à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.   
 
Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.