Description de l’offre d’emploi

Sommaire des fonctions / raison d’être

Sous la responsabilité du directeur général, l’adjointe administrative est en charge d’offrir à l’ensemble de l’équipe un support administratif en ce qui a trait aux communications clients, à la gestion documentaire des dossiers clients ainsi que dans le recouvrement des comptes payables.

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

Effectuer la gestion des appels entrants ainsi que des courriels dans la boîte commune
Assurer la prise de rendez-vous avec les clients
Effectuer le suivi des comptes recevables
Effectuer les appels de recouvrement pour comptes recevables en retard
Effectuer les suivis avec les clients sur les enjeux de paiement mensuel (nsf, etc.)
Créer les factures pour les sommaires 1, T4 et T5 et les transmettre aux clients
Transmettre les documents demandés par les clients par courriel et/ou via un portail sécurisé
Effectuer la gestion des inventaires de fournitures de bureau et assurer les commandes requises
Assurer la communication informative aux clients par rapport au fonctionnement, coût, etc.
Créer le dossier client dans les différents systèmes informatiques
Effectuer le suivi des documents à signer par les clients
Effectuer la facturation pour les ouvertures de dossier ainsi que les frais de logiciels mensuels aux clients
Effectuer l’agencement du dossier de fin d’année financière pour signature par le client
Recueillir les informations pour la mise à jour d’entreprise
Effectuer les affichages de poste internes sur les différents médias
Participer au processus d’entrevue en réalisant les entrevues téléphoniques, prise de référence, etc.
Gérer les bacs de déchiquetage de manière hebdomadaire
Assurer de l’entretien général du bureau en cas de besoin et aviser l’entreprise de ménage des correctifs requis

PROFIL DES COMPÉTENCES

Compétences techniques

AEC ou DEP en secrétariat OU DEC en bureautique
2 à 3 ans dans un poste similaire
Maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance dans l’utilisation de logiciels informatiques

Compétences relationnelles et personnelles

Habiletés de communication verbales et écrites
Capacité à gérer les priorités et organiser son temps
Sens de l’initiative, débrouillardise
Rigueur, souci du détail

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité
Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Expérience2 à 3 ans

Compétences

Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
Respect des normes et règlements

Emplois en secrétariat et soutien administratif

Adjoint administratif/adjointe administrative