Vous aspirez à relever des défis stimulants et à jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement d’une direction générale adjointe dynamique ? Vous faites preuve d’un sens aigu de l’organisation, veillez à la confidentialité et appréciez particulièrement le travail en équipe ? Alors, nous avons l'opportunité qu'il vous faut !

Joignez-vous à une organisation solide, reconnue pour son leadership, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Supérieure immédiate : Directrice générale adjointe, Services et expérience membres

Responsabilités particulières :

Évalue et priorise les demandes de rencontre, recommande et gère l’agenda de la directrice générale adjointe ;

Assure l’ensemble des suivis auprès des interlocutrices et interlocuteurs concernés et voit à la logistique pertinente à leurs prestations ;

Gère les courriels et les demandes en les répartissant auprès des équipes relevant de la direction générale adjointe ;

Contribue à la réalisation des projets stratégiques et à l’atteinte des cibles fixées par la direction générale adjointe ;

Apporte un soutien à l’équipe de gestionnaires relevant de la direction générale adjointe et à la conseillère aux services aux membres ;

Crée et tient à jour divers outils de gestion (agenda, Monday, etc.) ;

Accueille et intègre les nouvelles ressources relevant de la direction générale adjointe ;

Assure la protection de l’information réservée et confidentielle ;

S’assure de la répartition du travail au sein de l’équipe de soutien administratif ;

Contribue à l’amélioration continue des processus et procédures touchant la direction générale adjointe ;

Assiste aux réunions de l’équipe de gestion chapeautée par la direction générale adjointe et produit des comptes rendus détaillés des rencontres, lorsque requis ;

Assiste la direction générale adjointe dans l’organisation de rencontres de remue-méninges ou de lac-à-l’épaule avec son équipe de gestion ;

Assure différentes tâches lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’UMQ ;

Effectue le traitement de texte et la mise en page de différents des documents (correspondance, offres de services, rapports, procès-verbaux, listes, etc.) liés aux activités de la direction générale adjointe, et assure les suivis appropriés (approbation, reproduction, distribution) ;

Assume toute autre responsabilité que lui confie sa supérieure immédiate.

Compétences génériques :

Approche client ;

Travail d’équipe ;

Esprit d’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision ;

Sensibilité politique ;

Discrétion absolue ;

Heures de travail flexible ;

Perfectionnement continu ;

Adaptation au changement, souplesse ;

Communication.

Compétences spécifiques :

Sens de la gestion des priorités ;

Sens de l’organisation des ressources ;

Sens de jugement approprié ;

Grande capacité de prise de décision.

Pour exercer ce rôle, vous possédez :

Un DEC en secrétariat ou toute autre formation jugée pertinente ;

Une expérience minimale de cinq (5) années à titre d’adjoint ou d’adjointe ou dans des fonctions similaires ;

Une maîtrise des logiciels de la suite office 365 de Microsoft ;

Une connaissance des logiciels de gestion des membres ;

Une connaissance de Monday (un atout) ;

Une excellente maîtrise du français (parlé et écrit).

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ :

Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ;

La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ;

Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ;

Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ;

Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ;

Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ;

Et plus encore !

Postulez dès maintenant !

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 4 avril 2025 à l’adresse suivante :  candidatures@umq.qc.ca

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché. L’UMQ pratique l’équité en matière d’emploi.

Emplois en secrétariat et soutien administratif

Adjointe ou adjoint de direction