Vous êtes une personne axée sur le service à la clientèle et toujours en mode solution ? Vous désirez faire partie d’une équipe dynamique, performante et créative ? En tant que titulaire de ce poste, vous serez le pilier de l’équipe approvisionnements et achats regroupés, en exécutant avec brio l'ensemble des tâches administratives.

Joignez-vous à l’UMQ, une organisation établie, reconnue pour son leadership engagé en faveur de la démocratie locale, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Vos principales responsabilités :

Réponds aux demandes de renseignement par téléphone, par courriel et autres, effectue le suivi nécessaire pour répondre aux clients et prends les messages ;
Appuie les services approvisionnements et achats regroupés en matière de service à la clientèle, pour les participants aux regroupements, des fournisseurs externes ou partenaires affiliés, et prépare les documents nécessaires à la sollicitation ;
Effectue la révision des communications et la mise en page de différents documents (document d'appel d'offres, correspondance, rapports, documents promotionnels, comptes rendus, listes, etc.) et assure les suivis ;
Responsable de l'organisation des réunions des différents comités nécessaire au service approvisionnements et achats regroupés (convocation et suivi) ;
Appuie à l'organisation de la Journée de l’Approvisionnement Municipal (Logistique, etc.) ;
Achemine et compile différents sondages nécessaires pour le service ;
Effectue la mise à jour des banques de données pour les produits et la clientèle du service ;
Appuie la technicienne et technicien à la préparation des rapports nécessaires à la facturation et fait le suivi des encaissements des produits et services, s’il y a lieu ;
Complète quotidiennement le bulletin carburant et l’achemine aux participants ;
Produit et met à jour un cahier des procédures pour le service approvisionnements et achats regroupés ;
Assure une gestion proactive de tous types de documents numériques, le tout conformément à l’arborescence établi dans le progiciel corporatif ;
Réponds occasionnellement à la réception (Bureau de l’UMQ et téléphone) selon la répartition des employés désignés et l’horaire établi, achemine les demandes aux destinataires et prends les messages ;
Lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’Union, assure différentes tâches qui lui sont confiées ;
Assume toute autre responsabilité que lui confie sa ou son gestionnaire.

Pour exercer ce rôle, vous posséder :

Un diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou tout autre domaine pertinent ;
Minimum de deux (2) années d’expérience en secrétariat ou dans des fonctions similaires ;
Expérience dans le secteur public ou de services professionnels (un atout) ;
Habilités démontrées en service à la clientèle exemplaire ;
Forte maîtrise de la gestion des priorités ;
Intérêt marqué pour le milieu municipal ;
Maîtrise des logiciels de la suite Office 365 de Microsoft ;
Excellent français parlé et écrit.

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ :

Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ;
La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ;
Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler ;
Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique) ;
Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche ;
Une généreuse banque de vacances et de congés personnels ;
Et plus encore !

Postulez dès maintenant !

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le vendredi 9 mai 2025 à l’adresse suivante : kouellet@umq.qc.ca

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché.

Emplois en secrétariat et soutien administratif

Adjointe administrative principale ou adjoint administratif principal - Approvisionnements