*Deux postes réguliers à combler (secteurs de la recherche et des services de la santé)
**35 heures par semaine (50% en présentiel et 50% en télétravail)

Être adjoint administratif chez nous, c’est :
Offrir le soutien administratif auprès des membres de l’équipe pour maintenir le bon fonctionnement du secteur. Plus précisément, vous devez :

Réaliser différentes tâches de secrétariat : rédaction et correction de lettres, mise en page de documents divers réalisation et suivis des demandes reçues, etc.
Assurer la mise à jour des différents documents, listes et du système de classement.
En tant que super utilisatrice, soutenir et accompagner les employés en ce qui a trait à l’utilisation des systèmes informatiques et bureautiques de l’organisation et participer au comité de gestion documentaire de l’organisation.
Collaborer à l’organisation et la préparation logistique des formations, événements, comités et réunions : réservation, préparation des documents, invitations, suivi des inscriptions, etc.
Assurer la relève de la réception, en présence au bureau, de même que les autres fonctions du poste lors d’absence à la réception.

Responsabilités spécifiques – secteur de la recherche

Vérifier les formulaires remplis par les intervieweurs externes et soutenir la préparation de leur rémunération.
Mettre à jour la planification annuelle du secteur, les calendriers de vacances, les tableaux des comités internes et externes, les accès logiciels et la décentralisation budgétaire.
Effectuer des recherches documentaires et assurer un suivi des différentes offres de conférences et webinaire en lien avec les activités du secteur.

Qualifications et exigences

Technique en bureautique.
Deux années d’expérience en bureautique ou secrétariat.
Connaissance et compréhension des cultures des Premières Nations.
Connaissance avancée de la suite Microsoft 365 (niveau super utilisateur).
Excellente maîtrise de l’une des deux langues officielles et de l’autre langue à un niveau fonctionnel.

Habiletés et attitudes recherchées

Démontrer une bonne capacité à travailler rapidement et efficacement.
Être flexible et démontrer une bonne capacité d’adaptation.
Être organisé et savoir gérer plusieurs demandes simultanément.
Être proactif.
Faire preuve de rigueur professionnelle et minutie dans ses méthodes de travail.
Savoir travailler efficacement en équipe.

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Adjointe administrative