Adjoint(e) administratif(ve) à la direction - Centre de recherche de l'IUSMM

Le Centre de recherche de l’Institut universitaire en santé mentale de Montréal (CR-IUSMM), affilié au CIUSSS de l'Est-de-l'Île-de-Montréal, est un chef de file dans le domaine de la recherche en santé mentale. Avec 37 chercheurs réguliers, 27 chercheurs associés et plus de 150 étudiants, nous nous engageons à ouvrir de nouvelles perspectives pour la compréhension des maladies mentales et à développer des pratiques novatrices pour promouvoir, prévenir, diagnostiquer, traiter et rétablir les divers troubles de santé mentale.

Description du poste :

Sous la supervision du Directeur scientifique du Centre de recherche, vous jouerez un rôle crucial en fournissant un soutien administratif et clérical de première importance à la direction. Vos responsabilités incluront, sans s'y limiter :

• Gestion efficace des courriels et des appels téléphoniques de la direction;
• Organisation et suivi de l'agenda de la direction, y compris la planification et la coordination des réunions, comités, colloques, événements, conférences et visioconférences;
• Rédaction et correction des documents de correspondance essentiels pour les communications du Centre de recherche;
• Secrétariat pour différents comités : organisation des réunions, rédaction des ordres du jour, prise de notes, rédaction des comptes rendus et suivi des actions;
• Préparation et organisation logistique des réunions, événements de communication et de consolidation d'équipe;
• Communication efficace avec les partenaires internes et externes;
• Gestion des demandes de remboursements de dépenses pour la direction;
• Mise à jour des informations sur les publications des chercheurs, des plateformes Web du Centre de recherche et des registres du FRQS;
• Exécution de toute autre tâche demandée par la direction.

Statut de l'employé : À temps plein (contrat à durée indéterminée, poste non syndiqué à la Recherche).

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales, ou supérieures, en bureautique ou dans une discipline connexe;
• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
• Maîtrise des logiciels Word, Excel, Power Point et Teams/Zoom;
• Aptitude à apprendre de nouvelles applications;
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ; connaissance fonctionnelle de l’anglais;
• Compétences avérées en rédaction, révision de document et mise en page;
• Sens de la confidentialité, professionnalisme et discrétion;
• Capacité à établir des relations harmonieuses avec différents interlocuteurs (directions, chercheurs, personnel administratif, étudiants);
• Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités;
• Capacité à gérer les situations stressantes avec tact.

Conditions de travail 

• Programmes de conciliation travail-famille;
• Télétravail possible;
• Semaine réduite lorsque possible;
• Assurances collectives;
• Régime de retraite à prestation déterminée;
• 20 jours de vacances;
• Banque de congés personnels et de maladie.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, nous ne communiquerons qu’avec les personnes sélectionnées pour une entrevue ou une évaluation des connaissances.

Programme d'égalité en emploi

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.