Adjoint(e) exécutif(ve)

Le Cégep de Sainte-Foy est un établissement d'enseignement qui a pour mission de contribuer à la formation d’étudiants et d’étudiantes et au développement de leurs atouts leur permettant de poursuivre avec succès leurs études. Offrant un milieu de travail sain, humain et stimulant, vous serez amené à évoluer dans une culture de gestion soucieuse de la qualité de vie des personnes. 

Sous la supervision et en collaboration avec la directrice générale, la personne assume l’ensemble des fonctions de secrétariat du bureau de la Direction générale. Dans le cadre de ses fonctions, elle maintient des relations étroites et de confiance avec le conseil d’administration et l’équipe de direction. Cette personne joue également un rôle de personne-ressource de premier plan auprès des employé(e)s et des partenaires qui s’adressent au bureau de la Direction générale.

Plus spécifiquement, la personne sera appelée à :  

• Voir à l’organisation, à la préparation de la documentation et à la logistique des réunions de la directrice générale (gestion de l’agenda, convocations, ordres du jour, préparation des calendriers, déplacements, etc.);
• Assister à diverses rencontres et en rédiger les comptes rendus ou les procès-verbaux;
• Créer et maintenir des relations de confiance avec divers partenaires internes, instances, organisations et organismes;
• Assurer les suivis, les communications et le partage d’informations entre la Direction générale et l’équipe de direction;
• Analyser des situations complexes, savoir les gérer et y répondre avec jugement et doigté;
• Élaborer et rédiger avec rigueur divers types de documents (lettres, tableaux, présentations, etc.);
• Réviser et assurer la qualité des documents produits;
• Analyser ou résumer par écrit ou verbalement des documents;
• Tenir à jour l’échéancier de la Direction générale, rappeler les échéances en temps opportun et voir à ce que les opérations récurrentes soient effectuées au moment prévu;
• Compiler des statistiques et dresser des tableaux, au besoin;
• Effectuer la recherche, la collecte et l’agencement des renseignements à inclure dans les rapports et la documentation;
• Voir à l’organisation d’événements pour la Direction générale;
• Répondre aux demandes ou les référer aux services appropriés;
• Préparer et autoriser différentes demandes d’achats et de paiement;
• Recommander des améliorations et concevoir des outils de travail, des processus et des procédures pour assurer un suivi efficace des dossiers;
• Assurer la gestion, l’amélioration et la mise à jour du système de classement et d’archivage de la Direction générale, conformément aux règles établies;
• Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

EXIGENCES ET PROFIL RECHERCHÉ

• Diplôme d’études collégiales ou professionnelles dans un champ de spécialisation approprié ou un cumul de scolarité et d’expérience jugées pertinentes;
• Cinq (5) années d’expérience pertinente dans le domaine;
• Excellente maîtrise de la langue française;
• Excellente maîtrise de Microsoft 365 et aisance avec les outils technologiques de collaboration.

• Excellentes habiletés de rédaction, notamment pour la correspondance et les textes complexes;
• Connaissance des méthodes et des pratiques propres à la tenue d’un bureau de direction;
• Très grande rigueur et excellent jugement;
• Fortes aptitudes en relations interpersonnelles (maîtrise de soi, doigté et sens de l’accueil);
• Très grande discrétion et respect pour le caractère confidentiel de l’information;
• Excellent sens de l’organisation ainsi que forte capacité à gérer les priorités;
• Capacité d’adaptation aux changements et souplesse;
• Initiative et autonomie.

AVANTAGES

• Assurance
• Régime de retraite
• Cafétéria
• Congés mobiles