Coordonnateur·trice administratif·tive et opérations

Nous recherchons un·e Coordonnateur·trice administratif·ve et opérations qui sera responsable des opérations quotidiennes du bureau et de l'amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de l'environnement de travail — soutien aux employés, coordination des fournisseurs et services, maintien de contrôles administratifs, et création d'une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée.

Conditions de travail

• Sur place 5 jours/semaine 
  
• Horaire :  35 heures/semaine
  

Responsabilités principales

Gestion administrative et opérations quotidiennes

• Mettre en place, revoir et améliorer continuellement les procédures administratives et de gestion de bureau.
  
• Définir les priorités, assurer le respect des procédures et le suivi des échéanciers.
• Gestion des formations UFC et renouvellements des permis (AMF)
  
• Planifier et coordonner les services de bureau, incluant :
  
  • besoins d’espace, aménagements et relocalisations
    
  • gestion des équipements, fournitures et inventaires
    
  • coordination de l’entretien et des réparations
    
• Appuyer la préparation du budget d’exploitation et maintenir les contrôles liés au budget et à l’inventaire.
  
• Suivre les budgets et dépenses et assurer une documentation rigoureuse.
  
• Achat et gestion des fournisseurs
  
  • Commandes (papeterie, fournitures de bureau, cafés/thés et items pour les espaces communs, articles promotionnels)
    
  • Suivi des contrats et renouvellements auprès des fournisseurs
    
• Réception et soutien administratif
  
  • Accueillir les visiteurs et répondre aux appels entrants.
    
  • Gérer les boîtes courriel (fournisseurs et réception).
    
  • Traiter le courrier entrant et sortant.
    
  • Numériser et archiver les documents.
    

Organisation d’événements et vie au travail

• Planifier, coordonner et assurer la logistique d’événements internes (party d’été, Noël, activités d’équipe, concours, 5@7 corporatifs, programmes d’accueil, Town Hall, etc.).
  
• Participer à l’organisation d’événements corporatifs (ex. : tournois, activités sportives, foires).
  
• Organisation logistique et gestion des déplacements. 
  
• Contribuer activement à la création d’une expérience employé positive et engageante.
  

Gestion du bureau — infrastructures (3 emplacements)

• Superviser les contrats d’entretien et d’équipement.
  
• Coordonner les réparations du bâtiment, l’entretien et les espaces communs.
  
• Gérer les espaces d’archivage et entrepôts.
  

Communication interne et soutien aux équipes

• Gérer la plateforme interne Zoho Connect et les murs télévisés de communication.
  
• Offrir un soutien logistique aux projets internes en collaboration avec l'équipe :
  
  • Marketing
    
  • Ressources humaines
    
  • Innovation et Technologie
    
  • Opérations
    

Profil recherché

• Bilingue français/anglais
• Diplôme postsecondaire en gestion de bureau, administration ou domaine connexe (cabinet en assurance de dommages un atout)
• 5+ années d’expérience dans un rôle de coordonnatrice de bureau ou équivalent
• Excellentes habiletés interpersonnelles et sens de la collaboration
• Communication irréprochable, orale et écrite
• Très forte organisation, gestion du temps et capacité à gérer plusieurs priorités
• Autonomie, proactivité, fiabilité et esprit d’équipe
• Aisance à travailler de façon indépendante dans un environnement dynamique
• Capacité à performer sous pression avec une charge de travail élevée
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Connaissance d’outils de création de visuel Canva, un atout