Technicien(ne) en administration - Programme jeunesse et des activités de santé publique

Ce concours est réservé aux employés travaillant dans l’un des établissements de Santé Québec.

Sommaire de la fonction

Personne qui effectue des travaux reliés à la gestion du personnel, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données.

Ce titre d’emploi comprend également la personne qui est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et qui voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction. 

Description des responsabilités 

• Planifie, gère et fournit des services de soutien administratif et de liaison à la direction;

• S’assure du bon fonctionnement et à l’efficacité des activités du directeur adjoint;

• Apporte un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels de nature complexe et est responsable du suivi rigoureux des différents mandats et dossier de la direction;

• Assure différents rôles dans la conception et la réalisation de diverses responsabilités du directeur adjoint, notamment la liaison avec les différents comités;

• Responsable de l’ensemble des activités du secrétariat de la direction;

• Responsable de l’organisation des différents comités de la direction;

• Élabore les projets d’ordre du jour des différents comités en concertation avec le directeur adjoint, les gestionnaires et les partenaires;

• Prépare les avis de convocation;

• Prépare, rassemble et achemine la documentation des réunions des comités;

• Participe aux assemblées de comités à titre de secrétaire, rédige les procès-verbaux et assure le suivi des décisions des comités;

• Maintient à jour la gestion documentaire de la direction et le volet de l’intranet de la direction;

• Assure le suivi des communications entre la direction et les partenaires;

• S’occupe de l’agenda du directeur adjoint;

• Ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements à l’interne avec d’autres services et organismes et assure le suivi avec la direction;

• Établit et maintient à jour le système de classement des documents administratifs et assure l’application du calendrier de conservation des documents administratifs;

• Répond à tous les appels téléphoniques et oriente les appels;

• Rédige la correspondance et les documents nécessaires au suivi des dossiers de la direction;

• Assure le suivi des communications internes et externes de sa direction;

• Assure la révision linguistique de différents documents au sein de la direction;

• Effectue divers travaux de secrétariat à la Direction du programme jeunesse et des activités de santé publique.

• Assure diverses tâches reliées à la vie fonctionnelle du CLSC de Hochelaga-Maisonneuve.
  
   

Qualifications