Adjointe à la haute direction / soutien personnel / Bilingue (HL)

Intitulé : Adjointe à la haute direction / soutien personnel / Bilingue
Type d’emploi : Contrat de 3 ans
Lieu : Montréal
Salaire : 82 000 $ à 100 000 $ selon expérience.

MISSIONS PRINCIPALES

Le ou la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec un membre de la haute direction et aura pour rôle d’assurer la coordination efficace de ses activités professionnelles et personnelles.

Responsabilités administratives et de coordination

• Assurer la coordination proactive de projets et le suivi des priorités de la haute direction.
• Gérer un agenda complexe, planifier les réunions et préparer les documents nécessaires.
• Assurer le suivi des communications et de la correspondance (courriels, lettres, rapports).
• Faciliter les interactions entre la haute direction, les équipes internes et les partenaires externes.
• Gérer certains dossiers administratifs et financiers (rapports de dépenses, remboursements, assurances).

Affaires personnelles

• Assurer la coordination des engagements professionnels et personnels de ce membre de la haute direction.
• Agir comme intermédiaire auprès de différents contacts externes afin d’optimiser la gestion du temps.
• Superviser certains aspects organisationnels liés aux horaires, tâches et suivis.
• Accompagner la haute direction lors de déplacements nationaux ou internationaux au besoin.
• Assurer la gestion sécurisée de documents sensibles et anticiper les besoins.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Temps plein – 35 heures par semaine avec flexibilité horaire.
Possibilité de travail hybride après discussion avec la direction.
Présence ponctuelle requise entre le bureau et une résidence privée à Montréal.

Salaire : 82 000 $ à 100 000 $ selon expérience.
Vacances : 4 semaines dès la première année.

Avantages :

• Régime d’assurances collectives
• Programme d’aide aux employés
• Régime de retraite
• Congés personnels et congés de maladie
• Accès à diverses activités et publications liées à l’organisation

PROFIL RECHERCHÉ

• Baccalauréat minimum dans un domaine pertinent.
• Environ 10 ans d’expérience en soutien exécutif, gestion de bureau ou coordination administrative complexe.
• Bilinguisme français / anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Maîtrise avancée de la suite Office et des outils de gestion administrative.

Qualités personnelles recherchées :

• Grande discrétion et sens de la confidentialité
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs priorités
• Rigueur, calme et professionnalisme
• Capacité à évoluer dans un environnement exigeant et à standards élevés


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