Adjoint.e, Administratif.ve

Michelin, le leader mondial de la fabrication de pneus embauche!

Faites la différence en tant qu’Adjointe, Administrative. Nous vous recrutons pour votre personnalité, vos compétences et votre expérience pour une carrière au sein de notre entreprise.

Motivé par notre vision - Nous nous soucions de donner aux gens une meilleure voie à suivre - Michelin offre à ses employés une gamme complète d’avantages sociaux compétitifs qui inclut entre autres un environnement de travail sécuritaire, des soins de santé, une assurance-vie, un régime de retraite et d’autres incitatifs tels que :

• Travail hybride possible (1 à 2 jours par semaine, télétravail)
• Collaborer avec des collègues partout à travers le monde
• Soutien à l’évolution professionnelle 
• Un rôle stimulant dans une entreprise hautement innovante
• Un programme d'aide aux employés
• Rabais sur les produits
• Activités variées et opportunités de s’impliquer
• Bureaux modernes 

Si le respect des personnes, le travail d'équipe et la confiance sont des valeurs que vous partagez, vous devriez envisager de vous joindre à nous, le leader mondial des pneus !

Votre rôle:

 Assister le Directeur Industriel de Beyond Road dans l'exécution de leurs activités.

Assister l'équipe dans les opérations administratives : Personnel, achats, informatique, déplacements, organisation de réunions & gestion documentaire.

Nous avons besoin de vous pour: 

Collaboration avec le Directeur

• Gère l'agenda du Directeur et optimise le temps, tout en gérant tous les sujets dans les délais (agenda/voyages, documents/dossiers/rapports);
• Organise les déplacements professionnels du Directeur : gère la logistique grâce à l'outil existant, rassemble les documents de voyage, complète les notes de frais;
• Élabore le calendrier annuel de l'Entité en tenant compte du calendrier diffusé par l'Assistant Exécutif de l'Entité;
• Distribue le calendrier à l'équipe de Direction à une date identifiée avec le Directeur;
• Organise les réunions et séminaires dans le calendrier en respectant tous les délais;
• Organise les réunions (logistique et planning) : propose les ordres du jour des réunions, y assiste si nécessaire et rédige les procès-verbaux des réunions;
• Assure le suivi des actions identifiées durant les réunions;
• Organise ponctuellement les événements de l'Entité (séminaires, team building...)
• Fourni au Directeur tous les éléments/dossiers/présentations/ (reportings) nécessaires à son activité dans les délais et avec un œil critique;
• Lit les courriels du Directeur et l’alerte sur les courriels importants/urgents et les réponses à apporter.
• Répond directement à certains courriels du directeur;
• Transmet les informations pertinentes au directeur et à l'équipe.
• Propose des voies de progrès au Directeur (Outils, organisation…)
• Assure le relais permanent de l'information entre le Directeur et ses interlocuteurs (N-1, N+1…)

Préparation et/ou gestion de dossiers

• Gère en toute autonomie les missions complémentaires confiées (ex : correspondant PE, suivi budgétaire, tableaux de bord etc.)

Support étendu à l'équipe 

• Gère l'administration du Personnel : enregistrements et tâches spécifiques dans les délais (autres que l’absentéisme, vacances, visites médicales, formations obligatoires, fiches de mutation, accueil des nouveaux arrivants, départ...)
• Gère les accès informatiques aux arrivées et départs des membres de l'équipe (matériel et accès divers réseaux/salles de réunion).
• Organise les réunions en tenant compte : des délais, de la disponibilité des participants, des connexions, de l'ordre du jour et du lieu.
• Identifie les besoins et gère les demandes dans les délais, en suivant les règles et procédures.
• Surveille les demandes.
• Anime des réunions d'information à l'équipe et/ou organise des formations pour l'équipe.
• Applique les règles d'archivage et de classement et sensibilise l'équipe.
• Archive tous les documents légaux et réglementaires.
• Accueille et oriente les visiteurs de l'entité.

Accueil et Image du département

• Répond aux diverses demandes (internes et externes) et propose des réponses adaptées.
• Accueille et oriente les visiteurs de l'Entité.

Que devez-vous posséder pour réussir:

• Vous détenez un diplôme d'études secondaires; une qualification supplémentaire en tant qu'assistante administrative ou secrétaire sera un atout; 
• Vous avez une expérience démontrée en tant qu'adjoint (te) administratif (ve); 
• Vous avez une connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau; 
• Vous maîtrisez MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier); 
• Vous êtes discret; 
• Vous êtes excellent avec la gestion du temps et pouvez prioriser le travail; 
• Vous êtes soucieux du détail et de la résolution de problèmes; 
• Vous êtes bilingue, vous avez d'excellentes compétences en communication écrite et verbale; 
• Vous avez de solides compétences organisationnelles avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément. 

L'équipe Magog - #michelinmagog

Découvrez notre équipe Michelin Magog, nous sommes le siège social mondial de la ligne d'affaires Hors Route Michelin et le centre de Recherche et Développement mondial de systèmes et chenilles. Vous aurez un aperçu de l’innovation déployée par nos 300 employé.es à Magog qui permet à des milliers de personnes de mieux avancer chaque jour et le plaisir et la motivation que nous avons à redéfinir l’avenir de la mobilité. Joignez-vous à nous !