Adjointe administrative ou adjoint administratif à la direction générale

Vous possédez un sens aigu de l’organisation, une grande rigueur et la capacité de gérer efficacement plusieurs priorités simultanément ? Vous souhaitez contribuer de manière significative au soutien de la direction générale ainsi qu’à la préparation et au suivi des activités du conseil d’administration et des assemblées ?

Joignez-vous à une organisation solide, reconnue pour son leadership, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Responsabilités particulières :

• Contribue au bon déroulement des activités de la direction générale et du secrétariat à la corporation en participant à élaborer des plans de travail et échéanciers et en veillant à leur respect ;
• Collabore à la convocation, la préparation et la logistique des réunions du conseil d’administration, des assemblées des membres et de toute autre réunion de la direction générale ;
• Collabore à la préparation, la révision, la mise en page et l’archivage de procès-verbaux, résolutions, présentations et autres documents en lien avec le conseil d’administration et les assemblées des membres ;
• Procède à la rédaction et à l’envoi de sommaires et communications destinées aux membres du conseil d’administration et aux membres ;
• Contribue à la réalisation des processus annuels d’élection des postes de membres du conseil d’administration ;
• Contribue au processus de gestion des droits de vote lors d’assemblées des membres ;
• S’assure de la mise à jour des bases de données relatives au conseil d’administration ;
• Effectue la révision, le traitement de texte et la mise en page des différents documents liés aux activités de sa direction ;
• Contribue à l’organisation des déplacements (hébergement, voitures de location, etc.) ;
• Effectue la saisie de bons de commande et de factures dans le système comptable ;
• Participe aux assises annuelles de l’UMQ et sur demande, à d’autres événements ou réunions de l’organisation ;
• Assume toute autre responsabilité que lui confie l'adjointe exécutive ou le directeur général.

Les prérequis :

• Un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou équivalent ;
• Deux (2) à cinq (5) années d'expérience en secrétariat ou dans des fonctions similaires ;
• Expérience en milieu associatif ou municipal (un atout) `;
• Grande rigueur, souci du détail et de la qualité ;
• Sens des responsabilité, sait s'organiser et fait preuve d'une grande discrétion et jugement ;
• Excellent français parlé et écrit ;
• Maîtrise de la suite Office 365 de Microsoft.

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ :

• Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante ;
• La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride ;
• Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés et leur famille (télémédecine, téléconsultation financière et juridique, etc.) ;
• Une généreuse banque de vacances et congés maladies ou obligation personnelle ;
• Une contribution employeur significative dans votre régime de retraite dès l’embauche ;
• Des formations payées selon les besoins professionnels ;
• Une facilité d’accès en transport en commun ;
• Et plus encore!

Postulez dès maintenant !

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le vendredi 13 février 2026.

Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché. L’UMQ pratique l’équité en matière d’emploi.