Coordonnateur(rice) administration

Sous la responsabilité du directeur projets spéciaux RH, le titulaire assumera les tâches et les responsabilités suivantes : 

• Assurer l’accueil des visiteurs et répondre aux demandes d’information pour l’ensemble des activités de l’organisation;
  
• Acheminer les appels et le courrier entrant et s’occuper des envois par messager, poste ou courrier prioritaire;
  
• Coordonner et effectuer les suivis nécessaires au bon fonctionnement des équipements;
  
• Fournir un soutien clérical et administratif aux membres de la direction au besoin;
  
• Voir à la prise en charge des procédures d’administration des opérations journalières du siège social (accès, sécurité, propreté des lieux et des équipements, accueil des nouveaux employés, disponibilité de matériel);
  
• Coordonner la gestion des salles de conférence incluant le service aux invités;
  
• Communiquer avec divers services internes et externes pour régler des problèmes mineurs;
  
• Agir comme personne ressource auprès des fournisseurs de service et approuver leurs factures pour les services rendus conformément aux ententes contractuelles;
  
• Gérer le renouvellement des fournitures de bureau et autres articles utilisés au siège social;
  
• Assure un soutien clérical et administratif pour différents projets de ressources humaines.
  

Autres :

• Effectuer, au besoin, toutes tâches connexes afin d’assurer la continuité et la qualité des services.
  

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat.
  

• Un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.
  

Autres : 

• Maîtrise des outils de la suite MS-Office;
  
• Bilingue autant à l’oral qu’à l’écrit, avec une excellente maîtrise du français écrit;
  
• Souci du service à la clientèle;
  
• Capacité démontrée à établir et entretenir d’excellentes relations interpersonnelles;
  
• Souci du détail, minutie et précision;
  
• Polyvalence, esprit d’initiative et grande autonomie;
  
• Esprit d’équipe et collaboration;
  
• Capacité d’organisation, de planification et confidentialité.