Coordonnateur·trice administratif·ve

Lieu : Montréal
Statut : Permanent
Horaire : 37.5h/semaine

En tant que coordonnateur·trice administratif·ve, vous jouez un rôle central dans le bon fonctionnement de notre bureau. Véritable personne-orchestre, vous soutenez à la fois les opérations quotidiennes, les communications internes et la vie d’équipe. Organisé·e, polyvalent·e et doté·e d’un excellent sens du service, vous collaborez étroitement avec la responsable marketing, communication et culture sur divers projets à portée humaine et organisationnelle.

Responsabilités :

• Rediriger les courriels et appels entrants (env. 5/j)
• Accueillir les candidats qui se présentent au bureau (présence de 3j/ semaine au bureau)
• Assurer un suivi régulier de l’état des espaces afin de préserver un cadre de travail propre et harmonieux
• Envoyer et suivre les tests logiciels et casiers judiciaires des candidats et en effectuer le suivi avec les personnes concernées
• Assurer un suivi rigoureux des offres d’emploi affichées (sur notre site et sur LinkedIn) : vérification de la cohérence des contenus, mise à jour régulière des statuts
• Rédiger occasionnellement des offres d’emploi
• Apporter son support aux équipes, être à l’écoute des besoins, relever les problématiques observées et proposer des solutions de manière proactive
• Coorganiser les événements employés et/ou partenaires d’affaires
• Participer activement à la mise en place logistique du matériel pour les réunions, 5@7, événements clients et congrès
• Apporter son soutien à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs (coordination avec le service technique pour la configuration de l’ordinateur etc)
• Passer les commandes de consommables (réceptionner les commandes) et suivre les stocks
• Effectuer le suivi des activités en cours avec les équipes concernées
• Saisir les factures des diverses dépenses dans QuickBooks
• Participer à des projets liés aux activités de marketing, communication et culture d’entreprise, en soutien à la responsable du service
• Toutes autres tâches connexes

 
Savoir être :

• Créativité et capacité à proposer des idées nouvelles
• Empathie et approche accessible, facilitant les échanges avec tous les membres de l’équipe
• Esprit d’initiative et autonomie dans l’action
• Capacité à gérer les priorités et à réagir efficacement en situation d’urgence
• Sens de l’organisation et rigueur dans l’exécution des tâches 

Exigences :

• Expérience en service à la clientèle, en administration ou dans un poste similaire
• Excellent français tant à l’oral qu’à l’écrit, anglais fonctionnel (clientèle parfois anglophone)
• Connaissance de base de Microsoft Office
• Être à l’aise avec les outils informatiques

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