Adjoint exécutif/adjointe exécutive

• Work Term: Permanent
• Work Language: Bilingual
• Hours: 40 heures par semaine
• Education:
• Experience:

Études

• Certificat ou diplôme
• ou experience équivalente

Autres langues

• espagnol; castillan

Tâches

• Compiler des données pour préparer des documents
• Établir et coordonner les politiques et procédures administratives
• Préparer des rapports et d'autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d'administration
• Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé
• Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents
• Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres
• Effectuer des recherches
• Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations
• Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières
• Fournir le service à la clientèle
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents
• Gérer des événements
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Préparer des contrats
• Aider à l'analyse de données et à la rédaction des rapports
• Prendre les dispositions pour la facturation des services
• Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de séances, de réunions ou de conférences
• Diriger des activités de marketing en direct, de commerce électronique et de promotions ssur des sites Web
• Diriger le développement et la maintenance des sites Internet et intranet d'une organisation

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Technologie de l'information
• MS PowerPoint
• MS Excel
• MS Office
• MS Outlook
• MS Word
• Adobe Acrobat Reader
• Logiciels juridiques
• Dictaphone
• Média sociaux

Domaine d'expérience de travail

• Ressources humaines
• Droit
• Administration des affaires et gestion

Information de transport et de voyage

• Permis de conduire valide
• Disposé à voyager à l'occasion
• Disposé aux voyages transfrontières
• Disposé à voyager pour une période de plus de 24 heures
• Disposé à voyager à l'étranger

Conditions de travail et capacités physiques

• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Travail sous pression
• Délais serrés
• Souci du détail
• Volume de travail élevé

Qualités personnelles

• Précis
• Sens des responsabilités
• Relations interpersonnelles efficaces
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Esprit d'initiative
• Sens de l'organisation
• Fiable
• Esprit d'équipe
• Assidu
• Capacité d'apprendre rapidement
• Proactif
• Gestion du temps

Questions de sélection

• Êtes-vous autorisé à travailler au Canada?
• Êtes-vous disponible pour commencer à la date indiquée dans l'offre d'emploi?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Possédez-vous les certifications requises mentionnées dans l'offre d'emploi?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi?

Expérience

• 1 an à moins de 2 ans

Options de conditions d'emploi

• Matin
• Sur appel
• Jour
• Heures supplémentaires demandées

Avantages santé

• Régime de soins dentaires
• Régime de soins de santé
• Prestations des soins de la vue

Avantages financiers

• Régime enregistré d'épargne-retraite (REER)

Autres avantages

• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)

Soutien pour les personnes handicapées

• Offre des aménagements d'accessibilité physique (par exemple : rampes, ascenseurs, etc.)