Préposé admnistration officer

• Examiner tous les documents et toutes les demandes pour en vérifier l’exhaustivité, l’exactitude et la clarté.
• Gérer et traiter les transactions financières et non financières spécifiques à un produit, conformément aux normes, politiques et procédures de la Banque.
• Rechercher, préparer, traiter, répartir et rapprocher toutes les transactions financières et non financières pour les clients et en assurer le contrôle qualité.
• Tenir à jour les dossiers des clients, classer les documents de manière efficace pour qu’ils soient faciles à trouver et archiver les dossiers fermés pour qu’on puisse y accéder facilement.
• Effectuer des recherches et répondre aux demandes de renseignements des clients internes et externes, comme le service à la clientèle et les conseillers financiers, en ce qui concerne les produits et les questions de traitement et maintenir de bonnes relations de travail avec les clients.
• Formuler des recommandations à l’autorité compétente et lui confier toute enquête ou question qui dépasse son propre champ de compétence.
• Vérifier l’exactitude, la clarté et l’exhaustivité de son propre travail et de celui des autres membres de l’équipe dans le service et veiller au respect des exigences réglementaires et à celles de l’audit interne et externe.
• S’acquitter de sa charge de travail quotidienne dans des délais stricts établis par la Banque et gérer tout problème en collaboration avec son superviseur ou sa superviseure.
• Participer aux réunions du service et contribuer au processus de planification de mesures favorisant l’atteinte des objectifs du service et de ses propres objectifs, et communiquer tout problème ou toute préoccupation à cet égard. Soumettre à son superviseur ou à sa superviseure des recommandations pour améliorer les processus de travail.
• Se tenir au courant des lois, des politiques et des procédures concernant les produits et services.
• Prendre part à des projets spéciaux et accomplir toute autre tâche de même nature ou d’ordre général demandée par son supérieur ou sa supérieure ou exigée dans le cadre de ses fonctions.

Qualifications 

• Diplôme postsecondaire, en commerce ou dans un domaine connexe (obtenu ou en voie d’obtention).
• Expérience professionnelle de un à deux ans dans le domaine de l’administration ou du traitement des données, préférablement auprès d’une institution financière.
• Bilinguisme (français et anglais), à l’oral et à l’écrit, indispensable.
• Connaissance des services bancaires, des prêts hypothécaires, des prêts à l’investissement, des produits autogérés, des valeurs mobilières et des autres produits de prêt, un atout. Rigueur et minutie.
• Bonne vitesse de frappe; précision indispensable.
• Connaissance intermédiaire ou avancée de MS Excel. Connaissance de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) et d’Outlook, essentielle.
• Bonne connaissance des systèmes de bases de données complexes et de grande envergure et capacité à assimiler les fonctions d’interrogation des systèmes de traitement administratifs. Bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle et capacité à communiquer de l’information efficacement.
• Capacité de travailler dans un environnement exigeant où les échéances sont très serrées.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et en gestion du temps; capacité à mener plusieurs tâches de front.
• Grande motivation et volonté de réussir et de progresser.
• Capacité à travailler efficacement avec d’autres personnes au sein d’une équipe.