Secrétaire classe 1

Urgences-santé en bref c’est presque 1700 employés, 1000 paramédics, 270 000 interventions par année, 390 000 appels par année, 1 centre de communication santé, 3 centres opérationnels, 1 centre de formation et 1 quartier général qui desservent 18 salles d’urgence, 1 aéroport international, 1 métro et 2,5 millions d’habitants sur les territoires de Montréal et Laval. Joindre Urgences-santé c’est joindre une organisation mobilisée, centrée sur la qualité, la sécurité et l’innovation et c’est aussi faire partie de l’une des plus grandes organisations préhospitalières d’urgence qui traite plus de 40 % de tous les appels d’urgence au Québec. De plus, nous sommes des leaders en recherche préhospitalière d’urgence avec une vingtaine d’études collaboratives en cours.

Sommaire de l'emploi

Relevant de la directrice adjointe aux affaires institutionnelles et partenariats, la personne titulaire du poste assure le soutien administratif et de secrétariat nécessaire à sa supérieure immédiate et aux membres de sa direction adjointe. Elle collabore au déroulement des activités de sa direction adjointe en assumant les tâches et suivis requis.

L’équipe Affaires institutionnelles et partenariats a pour mission de favoriser la pérennité et la qualité élevée des services d’Urgences-santé en la guidant dans son positionnement stratégique, la gestion des partenariats et la gestion des risques institutionnelles. Concrètement, l’équipe travaille des dossiers visant à positionner favorablement l’organisation dans son environnement d’affaire et à développer et maintenir des relations positives et durables avec ses principaux partenaires, par la coordination des collaborations existantes et le développement de nouveaux partenariats, incluant ceux avec les citoyens. De plus, l’équipe favorise la protection de l’organisation et son amélioration continue, notamment par la gestion intégrée des risques, l’audit interne, l’évaluation de programme et l’éthique.
 

Tâches et responsabilités

• Rédige ou reproduit, sur traitement de texte, des lettres, notes de service, documents et courriels à partir de notes ou directives, les corrige au besoin et assure l’impression ou la numérisation ;
• Effectue diverses opérations de soutien administratif telles que : saisie et compilation de données, préparation de tableaux, chiffriers ou graphiques, préparation de requêtes administratives internes diverses, suivi des dossiers des employés ;
• Traite les appels ou messages téléphoniques pour la direction adjointe, fournit les renseignements usuels, prend les messages et les transmet
• Convoque les rencontres et les participants concernés, réserve la salle et le matériel informatique, lorsque requis ;
• Réunit les documents, prépare les projets d'ordre du jour ou autres dossiers requis, en vérifie la présentation et en assure la diffusion auprès des participants ;
• Assure la production de comptes-rendus lorsque requis et apporte son soutien pour les suivis post-rencontres ;
• Assure la gestion documentaire de la direction adjointe ;
• Apporte un suivi pour toute question concernant les dossiers en cours et transmet à sa supérieure toutes questions particulières qui excèdent les suivis habituels ou les politiques, normes ou pratiques en vigueur ;
• Dépouille le courrier, analyse le contenu, le transmet aux personnes concernées et effectue la correspondance courante en effectuant la recherche et la cueillette des renseignements nécessaires ;
• Complète hebdomadairement le formulaire de commande pour le matériel de bureau ;
• Accueille les visiteurs ;
• Exécuter tout autre mandat qui pourrait lui être confié par sa supérieure immédiate.Pré-requis

Exigence académique
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur.

Expérience professionnelle
• Un minimum de deux (2) ans d'expérience de travail de bureau, ou un minimum d'une (1) année de service à Urgences-santé sont réputées répondre aux exigences d’expériences à la Corporation.

Compétences personnelles et professionnelles
• Excellente maîtrise du français oral et écrit ;
• Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise ;
• Maîtrise de Microsoft 365 ;
• Habileté à rédiger de la correspondance à partir d’idées maîtresses ;
• Faire preuve de tact et de courtoisie ;
• Faire preuve de jugement et de rigueur;
• Faire preuve d’un très grand sens d’autonomie et d’organisation ;
• Capacité à travailler sous pression.

Conditions de travail et rémunérations

•  Horaire de travail de 35 heures par semaine;
• Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
• Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
• 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
• 20 jours de vacances après un an travaillé;
• Programme d’aide aux employés et à leur famille

Rémunération: 22,09 $/h à 29,81 $/h